Outlook effectief inzetten: tips die tijd opleveren

Heb je ook een haat-liefdeverhouding met je e-mail? Voel je je soms overspoeld door een tsunami aan mailberichten en kost de verwerking van je mail je bakken vol met kostbare tijd? Ga dan alvast maar huppelen, want in dit blog ontvang je Outlook tips die tijd opleveren.

Zet je notificaties uit

Wist je dat het na een afleiding tussen de 7 en 12 minuten duurt voordat je weer geconcentreerd werkt? Zet dus alle notificaties uit, ook die van je e-mail. Plan 2 tot 3 momenten per dag in dat je je e-mail checkt. En communiceer dit ook met je opdrachtgevers. Dat bespaart niet alleen tijd, het werkt ook zoveel meer relaxed.

Zo regel je dat: klik in Outlook op Bestand, Opties en kies voor E-mail. Klik alle opties bij Ontvangst van Bericht uit. Bam: je eerste uur winst per dag al in je pocket.

Gebruik Sneltoetsen

Jazeker, die dingen heten niet voor niets sneltoetsen. Je bespaart er zo’n 20 minuten per dag mee. En dan werk je ook nog eens geconcentreerder en is het beter voor je lijf. Lees zeker ook het blog over sneltoetsen eens. En schrijf je gelijk in voor het Proeverijtje, waarin je 26 weken lang iedere week een sneltoets in je mailbox ontvangt. Gewoon gratis.

Natuurlijk kun je met wat googelen heel goed zelf al die sneltoetsen even opzoeken. Maar ik beloofde je tijdsbesparing, dus download hier gelijk een handig overzicht met veelgebruikte sneltoetsen in Outlook.

PS wil je de bijlage als aanpasbaar Canva sjabloon ontvangen? Meld je dan aan voor Vlinderss in je Mailbox. Je ontvangt dan elke laatste vrijdag van de maand een e-mail vol handige tips.

Maak een plan voor het beheer van je mail en je mailbox

Hoeveel tijd besteed je per week van het slepen naar mappen? Wees je ervan bewust dat de zoekfuncties steeds slimmer worden. Zeker als je gebruik maakt van geavanceerd zoeken (Ctrl + Shift + F). En dat maakt mappen dus vaak overbodig. Eigenlijk heb je er maar vier nodig. Hoe dat zit en hoe je dagelijks afsluit met een lege inbox dat lees je in het e-book E-mail de baas.

Tip: kijk gelijk even rond bij de freebeess voor nog meer gratis lekkers.

Snelle stappen

Met snelle stappen automatiseer je een aantal handelingen. Je verplaatst bijvoorbeeld met één klik een e-mail naar een vooraf bepaalde map en zet het bericht gelijk op gelezen. Een uitgebreide beschrijving met voorbeelden van Snelle Stappen lees je in het blog (je raadt vast wel de naam) Snelle Stappen in Outlook.

Snelonderdelen (of bouwstenen)

Misschien ken je ze al van Word? Ook in Outlook kun je werken met snelonderdelen, ook wel bouwstenen genoemd. Je gebruikt dit voor standaard teksten die je vaak gebruikt, waarin hooguit een paar variabelen zitten. Vaak zijn dit standaard alinea’s. Maar ook een afspraakbevestiging, betalingsherinnering of het sturen van een factuur kan prima met een snelonderdeel.

Zo maak je het:

• Typ je standaardtekst in een e-mail.
• Selecteer de tekst die je als snelonderdeel wilt opslaan.
• Kies Invoegen, groep tekst, Snelonderdelen.
• Kies Selectie opslaan in galerie snelonderdelen.
• Geef het snelonderdeel een naam. Optioneel is een beschrijving en categorie. Gebruik deze optie pas als je meerdere snelonderdelen hebt om overzicht te creëren.
• Bevestig met OK.

Zo gebruik je het:

• Ga op de plaats staan in een nieuw e-mailbericht waar je een snelonderdeel wilt invoegen.
• Ga naar Invoegen, Snelonderdelen.
• Klik op het snelonderdeel dat je wilt gebruiken.

De lijst wordt alfabetisch weergegeven. Maak hiervan gebruik met de naamgeving van je snelonderdeel. Wil je een snelonderdeel wijzigen? Rechtsklik dan op het snelonderdeel en maak je keuze uit het beheermenu.

Turbotip: Voeg het onderdeel Snelonderdelen verkennen toe aan je Werkbalk Snelle Toegang.

De joker: je handtekening als supersnel snelonderdeel

Je handtekening is eigenlijk ook een snelonderdeel dat je bovendien supersnel kunt invoegen. Als je een bepaald snelonderdeel heel veel gebruikt, sla het dan op als “handtekening”.

Dit heeft één nadeel waar je vooraf even goed over moet nadenken. Je kunt per e-mailbericht maar één handtekening gebruiken. Je lost dat natuurlijk makkelijk op door je Outlook handtekening helemaal onderaan toe te voegen aan je snelonderdeel dat je als handtekening opslaat.

Let op: Vergeet niet het automatisch toevoegen van je handtekening op uit te zetten.

Een sjabloon maken in Outlook

Heb je een mailbericht waar ook een bijlage bij moet? Bijvoorbeeld je algemene voorwaarden bij een offerte. Of een bericht wat altijd aan dezelfde groep gestuurd moet worden. Misschien heb je een toffe opmaak bedacht voor je felicitaties. Kies dan voor het maken van een Outlook-sjabloon.  

Zo doe je dat:

• Open een e-mailbericht.
• Typ de standaardtekst, regel de opmaak en voeg eventueel toe de standaard geadresseerden en de bijlage(n) die bij het sjabloon horen.
• Als alles perfect staat kies je voor Bestand, Opslaan als.
• Geef het sjabloon een herkenbare naam en kies voor de extensie Outlook-sjabloon (*.oft).

Zo gebruik je het:

• Kies in de groep nieuw voor Nieuwe Items, Meer items.
• Kies Formulier kiezen en wijzig Zoeken in naar Gebruikerssjablonen in bestandssysteem.
• Kies het sjabloon dat je wilt gebruiken.
• Maak eventuele benodigde aanpassingen en verzenden maar.

Outlook Kabouters: Regels

Met regels kun je taken automatiseren volgens het “als-dan-behalve” scenario. Bijvoorbeeld: Als ik (weer) een ondersteuningsverzoek van Linda de Mol ontvang, stuur haar dan het sjabloon Dankjewel voor je aanvraag.2 en verplaats het bericht naar de map Linda.

Lees Regels in Outlook, zo geregeld als je met regels wilt starten.

Outlook gebruiken voor gepersonaliseerde e-mails

Ben je al bekend met de functie Samenvoegen in Word? Wees je dan bewust dat je dit ook kunt inzetten voor mailberichten. Zo personaliseer je bulkberichten in een handomdraai. Ook handig als je bijvoorbeeld verschillende afspraken in één keer wilt bevestigen. Je neemt dan de verschillende data op in je gegevensbestand. Ook handig bij andere variabelen, want samenvoegen heeft een ‘als-dan-anders’ scenario.

Er staat een blogreeks over samenvoegen in de planning. Wil je eerder met het tijdbesparende samenvoegen aan de slag? Kijk dan eens of een Office keukentafelsessie iets voor jou is.

Zo haal je het meeste uit dit blog

Dit blog staat bomvol tips. Een handige manier om hier ook echt wat mee te doen is het blog op te slaan in je browser.  Plan vervolgens een uurtje in om met de tips aan de slag te gaan. En als dat uurtje niet genoeg is, plan dan nog een keer een uurtje in.

Het allerbelangrijkste is dat je weet wat er kan. Zo kun je je workflows voortdurend optimaliseren en aanpassen aan veranderende behoeften.  Een vrolijke manier om up-to-date te blijven is om je aan te melden voor Vlinderss in je Mailbox. Je ontvangt dan tips om slimmer te werken, handige freebeess en af en toe een toffe winactie. En bezoek regelmatig de kennisbank Office als je je Office skills wilt verbeteren of kijk eens op het YouTubekanaal.

Werkt het voor jou beter om samen nieuwe kennis op te doen? Boek dan een keukentafelsessie. Dan gaan we samen online een uur aan de slag met het onderwerp van jouw keuze.

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.