VA-diensten en de virtueel assistent

Samenwerken met een VA tilt je bedrijf naar een hoger niveau. Maar wat is nu eigenlijk een virtueel assistent? Welke problemen lost een VA op en waarom zou je samenwerken met een VA? Op deze pagina vind je antwoorden op deze vragen en meer. Gebruik de inhoudsopgave om snel te navigeren naar het onderwerp dat jou interesseert.

Wat is een virtueel assistent?

Een virtueel assistent (VA) is een zelfstandige professional die bedrijven ondersteunt vanuit een externe locatie. Dit kan variëren van administratieve taken tot gespecialiseerde diensten zoals marketing of projectmanagement. VA’s zijn flexibel inzetbaar en werken vaak op basis van uren, pakketten of projecten.

Hoe zit het dan met Siri?

Siri, Alexa en Cortana worden ook virtuele assistenten genoemd, maar dit zijn AI-tools. Leuk weetje: de allereerste AI virtueel assistent werd al in 1961 door IBM gelanceerd onder de naam Shoebox. Het essentiële verschil? Een VA van vlees en bloed denkt mee, stelt proactief oplossingen voor en helpt jouw bedrijfsdoelen te behalen.

2. Wat kan een virtueel assistent voor jou betekenen?

Een VA kan verschillende rollen vervullen, afhankelijk van jouw behoeften. Veelvoorkomende specialisaties van virtueel assistenten zijn:

• Marketing en zichtbaarheid: Social media, e-mailmarketing, contentcreatie.
• Organisatie: Agenda- en projectmanagement, webinars organiseren.
• Administratie: Financieel beheer, dataverwerking.
• Technische ondersteuning: Beheer van online leeromgevingen, websiteonderhoud.

Mijn expertisegebied is contentmarketing & organisatie:

• Marketing en zichtbaarheid.
• E-mailmarketing.
• Social media.
• Tekst- en beeldbewerking.
• Projectmanagement.

Dankzij een uitgebreid netwerk kan ik ook specialisten inschakelen voor specifieke behoeften, zoals vertalingen, fotoshoots of technische ondersteuning.

TIP: Denk niet alleen aan je huidige ondersteuningsbehoeften, maar ook aan wat je nodig hebt om te groeien.

Voor wie werkt een virtueel assistent?

In het algemeen werkt een virtueel assistent voor andere zelfstandig ondernemers en het MKB. Ik richt me vooral op professionals en organisaties met een maatschappelijk doel.

Wat zijn andere benamingen voor een virtueel assistent?

Virtual assistant, virtual assistent, virtueel assistent, Online Business Manager, Virtueel Support, Virtueel Managementsupport, virtuele regelheld, digitale assistent, externe assistent, online persoonlijk assistent, technisch assistent. En dan vergeet ik er vast nog een paar. Ik heb gekozen voor de term: virtueel assistent. Een functie)naam vind ik niet zo belangrijk. Dus als je me liever voorstelt als jouw Online Business Manager of Media Specialist dan vind ik dat prima! Belangrijker voor mij is dat ik naast je sta en jouw bedrijf sterker maak.

Wat kost een virtueel assistent?

De tarieven van VA’s variëren sterk, afhankelijk van ervaring en specialisatie. In Nederland liggen de tarieven tussen de 40 en 75 euro per uur. De actuele tarieven van Vlinderss lees je hier. Je kunt kiezen uit:

• Vlindersspas: een urentegoed van 5 uren, voor meerdere kleine klussen. Ook erg geschikt om onze samenwerking risicoloos uit te proberen.
• Vlinderss Vrijheid: voor ad hoc klussen. Wat je nodig hebt, wanneer je het nodig hebt.
• Vlinderss Zekerheid: structurele samenwerking van minimaal een halfjaar.

Tip: een virtueel assistent is nooit een kostenpost want er staat altijd waarde tegenover. Een simpele voorbeeldberekening: jouw uurtarief is € 125 en je besteedt maandelijks 10 uur aan marketingtaken. Die taken kosten je dan € 1.250. Huur je mij in voor die taken betaal je hiervoor € 600. Snel verdiend toch?

Wat zijn de voordelen van samenwerken met een virtueel assistent?

• Flexibiliteit: Je betaalt alleen voor gewerkte uren of projecten.
• Kostenbesparing: Geen investeringen in werkplekken, scholing of verzekeringen.
• Efficiëntie: Je verspilt geen energie aan randzaken en concentreert je op waar jij in excelleert.
• Expertise: Profiteer van de kennis en ervaring van een specialist.

Waar moet je op letten bij het inhuren van een virtueel assistent?

• Competenties: Kies een VA met vaardigheden die jouw zwakke punten aanvullen.
• Chemie: Zorg voor een goede klik, samenwerking draait om vertrouwen en communicatie.
• Tarieven: Vermijd te lage tarieven; kwaliteit kost geld.
• Referenties: Vraag aanbevelingen of lees reviews.

Hoe samenwerken met een virtueel assistent?

Samenwerken kan op verschillende manieren. Tools zoals Slack, Trello of Microsoft Office 365 zorgen voor een soepele communicatie. Verder kun je vaak kiezen uit:

• Langdurige samenwerking: Op basis van een jaar- of halfjaarplan met vaste taken.
• Projectbasis: Voor specifieke eenmalige opdrachten.
• Urentegoed: Voor meerdere eenmalige opdrachten.

Tip: Investeer in het begin extra tijd in uitleg en verwachtingen om het maximale uit de samenwerking te halen.

Wat is de plaats van een virtueel assistent binnen jouw bedrijf?

Een VA is bij voorkeur een structureel onderdeel van jouw bedrijfsvoering. Want door je VA te betrekken bij je doelen en plannen kan die proactief meedenken en samenwerkingskansen signaleren.

Kan ik nog wel veilig een ZZP inhuren met de wet DBA?

De Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties) heeft voor verwarring gezorgd. Het doel van de wet is om schijnzelfstandigheid tegen te gaan. Dit betekent dat de Belastingdienst controleert of er sprake is van een echte opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie of een verkapte dienstbetrekking.

Gelukkig kun je veilig een ZZP’er inhuren, mits je voldoet aan richtlijnen. Hier volgen drie belangrijke:

• Maak duidelijke afspraken: Leg in een overeenkomst vast dat de ZZP’er zelfstandig werkt, zijn/haar eigen uren bepaalt en eigen middelen gebruikt.
• Vermijd gezagsverhouding: De ZZP’er moet zelfstandig keuzes kunnen maken over hoe het werk wordt uitgevoerd. Geef geen directe instructies zoals aan een werknemer.
• Resultaatgericht: Focus op de afgesproken prestaties, niet op gewerkte uren of aanwezigheid.

Een volledig overzicht van de 10 richtlijnen lees je op de site van de rijksoverheid. En in deze brochure staan voorbeelden per branche. Mijn advies? Gebruik gewoon je gezond verstand en overleg bij twijfel met een juridisch adviseur.

Welke 6 algemene problemen lost een VA voor je op?

Er zijn zes algemene problemen die een virtueel assistent voor je oplost. Zijn deze problemen herkenbaar voor je? Wacht niet langer en start je zoektocht naar jouw ideale virtuele assistent. Want waarom moeilijk doen als het ook samen kan?

• 1. Gebrek aan tijd: Creëer ruimte in je agenda of in je formatie.
• 2. Gebrek aan omzet: Door randzaken uit te besteden, kun je zelf meer directe uren maken.
• 3. Gebrek aan kennis: Profiteer van beter en sneller resultaat van een specialist.
• 4. Gebrek aan energie: Voorkom tijdverlies aan uitstelgedrag en blijf in je ideale workflow.
• 5. Gebrek aan continuïteit: Blijf wendbaar en vang wisselende werkvoorraden op.
• 6. Gebrek aan “handjes”: Laat nieuwe kansen niet langer versloffen. Voer ze uit.

Wat zijn de voordelen van een VA in vergelijking met alternatieven?

De genoemde problemen los je ook op met een werknemer, uitzendkracht of payroll-medewerker. Samenwerken met een virtueel assistent biedt deze unieke voordelen ten opzichte van de alternatieven:

• Kostenbesparing: Een VA werkt op freelancebasis, dus je betaalt alleen voor gewerkte uren. Je hebt geen kosten voor loonheffingen, vakantiedagen, pensioen of ziekteverzuim, zoals bij een werknemer.
• Flexibiliteit: In tegenstelling tot een payroll-medewerker of uitzendkracht kun je een VA inschakelen voor precies de uren of projecten die jij nodig hebt. Geen langdurige verplichtingen.
• Geen overhead: Een VA werkt vanuit een eigen locatie en voorziet zelf in apparatuur en software. Dit betekent dat je geen extra kosten hebt voor een werkplek of voorzieningen.
• Continuïteit en band: In tegenstelling tot uitzendkrachten bouw je met een VA een langdurige werkrelatie op. Dit bespaart tijd omdat je niet steeds opnieuw mensen hoeft in te werken.
• Expertise op maat: VA’s hebben vaak specifieke vaardigheden, zoals marketing of projectmanagement. Dit maakt ze een betere keuze voor gespecialiseerde taken dan een algemene werknemer.

Dit maakt samenwerken met een VA ideaal als je maximale flexibiliteit wilt, zonder de langdurige verplichtingen en extra kosten die bij andere oplossingen horen.

Is er een keurmerk voor virtueel assistenten?

Nog niet. Vraag aanbevelingen bij andere ondernemers die al met een virtueel assistent werken of gewerkt hebben. Plaats bijvoorbeeld een oproep op LinkedIn. Volg een aantal virtueel assistenten als je in je oriëntatiefase bent. Lees eventuele referenties en kijk of je je hierin herkent. Ga sowieso een proefperiode aan. Kost de samenwerking je veel energie? Stop dan en ga op zoek naar een virtueel assistent die beter bij je past.

Wat zoek je echt? De VA in relatie tot 4 koopmotieven

1. Gemak: Samenwerken met een VA zorgt voor gemak en geeft rust. Je hoeft niet alle ballen zelf meer in de lucht te houden.
2. Zekerheid: Alles loopt door. Ook als je het ineens héél druk hebt, of juist lekker met vakantie bent.
3. Status: “Mijn VA neemt snel contact met je op”. Het geeft je de status van een professional.
4. Prijs: Je investering levert altijd iets kostbaar op. Meer omzet, meer tijd, meer klanten.

Wat betekent Vlinderss voor jouw bedrijf?

Jij bent een ondernemer tussen de 30 en 75 jaar. Je bent goed in je werk en je hebt oog voor de wereld om je heen. Op jouw manier maak je de wereld een beetje beter. Je bent sociaal en betrokken. Je hebt een duidelijke visie over waar je heen wilt en vindt het prettig om te brainstormen over hoe je daar het snelste komt.

Organiseren en plannen zijn niet je sterkste kant. Soms ben je zelfs chaotisch. Je zoekt iemand die je volledig kunt vertrouwen en waarmee je open kunt communiceren.

Jouw ondersteuningsbehoefte ligt op het gebied van zichtbaarheid en organiseren. Zoek niet verder. Laten we samen een succes maken van jouw bedrijf!