“Volgens mij zag ik jullie Tan op de fiets” zei een kennis tegen mijn zus.
“Kwam ze bijna niet vooruit en zag ze niemand om zich heen? Dan was het inderdaad ons Tanneke.” En toen we samen een tijdlang baantjes trokken in het zwembad was haar antwoord op mijn vraag waarom ze niet gezellig naast me zwom: “Als ik zo langzaam zwem, zink ik”.
Ze had gelijk. In real life ben ik geen hardloper, maar geef me een scherm en een toetsenbord en ik ga als een speer! En of je nu wel of geen hardloper bent, die Snelle Stappen in Outlook zijn voor iedereen een zegen.
Wat leveren Snelle Stappen op? Tijdwinst en een opgeruimde mailbox!
Hoeveel e-mails er per dag verstuurd worden kon ik niet terugvinden. De schatting bedraagt 2,4 miljoen e-mails PER SECONDE! Die komen gelukkig niet allemaal in je mailbox terecht. Toch kampen we allemaal met overvolle mailboxen en gaat er veel tijd verloren aan de verwerking van deze e-mails.
Er zijn verschillende mogelijkheden om minder tijd te besteden aan de behandeling van je e-mail. Werken met Regels is bijvoorbeeld een prima middel om deze afhandeling deels te automatiseren. Een andere mogelijkheid is de functie Snelle Stappen.
Snelle Stappen in Outlook, wat kun je ermee?
Deze functie helpt je jouw Postvak IN opgeruimd te houden. Met letterlijk één klik kun je acties uitvoeren op het gebied van:
- Archiveren
- Status wijzigen
- Categorieën, taken en vlaggen regelen
- Reageren
- Afspraken
- Gesprekken
De winst zit hem natuurlijk vooral in het combineren van handelingen. Gebruik Snelle Stappen voor algemene combinaties van handelingen of regelmatig terugkerende handelingen.
Not & Hot Voorbeeldje
Not: Zo kun je met een Snelle Stap een nieuwe mail maken. Dat kun je echter ook met de sneltoets Ctrl + N, dat levert je geen winst op. Niet doen dus.
Hot: Als je echter:
- Geregeld e-mails verstuurd naar persoon X.
- Persoon Y deze e-mails altijd in CC wil ontvangen.
- Deze e-mails een vast onderwerp hebben.
- Een deel van de tekst van je bericht altijd hetzelfde is.
- De e-mail na verzending in map Z wordt opgeborgen.
- Bovendien een categorie aan dit e-mail bericht toekent.
Dat regel je dan allemaal in één Snelle Stap; lees één klik, jippiekajee!
Wat is het verschil tussen Regels en Snelle Stappen?
Het verschil is simpel. Regels worden automatisch uitgevoerd. Een Snelle Stap start je handmatig. Denk voor je aan de slag gaat dus even goed na of je beter af bent met een Regel of met een Snelle Stap.
Goed om te weten
1. De Snelle Stappen zijn gekoppeld aan je mailbox. En net als je handtekening wordt dit lokaal op je device opgeslagen. Heb je meerdere apparaten? Dan moet je de Snelle Stappen op elk apparaat instellen.
Ik heb geen mogelijkheid gevonden om Snelle Stappen te exporteren/importeren (Jij wel? Let me know en je krijgt een eervolle vermelding!) Regels kun je wel met exporteren en importeren snel op een andere device overzetten.
2. Sneltoets voor veelgebruikte Snelle Stappen. Wijs een sneltoetscombinatie toe aan veelgebruikte Snelle Stappen. Zeker handig als je veel Snelle Stappen hebt.
Zo werk je met Snelle Stappen | Algemeen
Je vindt de groep Snelle Stappen op het lint (vanaf versie Outlook 2010). Makkelijk herkenbaar aan de toepasselijke bliksemschicht. Met het “vinkje” open je de galerij van je opgeslagen Snelle Stappen. Ook kun je via deze weg een nieuwe Snelle Stap maken of toegang krijgen tot het beheermenu.
Met het pijltje in de hoek rechts onderaan open je het beheermenu. Hier kun je een nieuwe Snelle Stap maken, wissen, kopiëren of aanpassen.
Voorbeeld Snelle Stap: nieuwe taak | volgende week uitvoeren
In je e-mail krijg je het verzoek een bepaalde taak uit te voeren. Dat is tenminste iets wat ik regelmatig in mijn e-mail aantref. Jij ook? En je kent vast de regel: als je het niet binnen 2 minuten af kunt werken, plan het dan in als een taak. (Trakteer jezelf anders op de freebee E-mail de baas).
Dit wil ik:
Met Snelle Stappen regel ik dat deze e-mail als taak in mijn takenlijst komt, ik voeg er een vlag “volgende week” aan toe en ik archiveer de e-mail in de map “Archief”.
Stappenplan nieuwe Snelle Stap maken
- Klik op het vinkje achter Snelle Stappen en kies Nieuwe Maken. Het scherm Snelle Stap bewerken opent zich.
2. Bij Naam vul je de naam in van je Snelle Stap. Kies voor een herkenbare naam, want geloof me, als er één Snelle Stap over de dam is volgen er meer! In het voorbeeld noem ik de Snelle Stap: Vlag toevoegen aan bericht.
3. Nu gaan we de acties invullen. De beschikbare acties zitten onder het rolmenu achter Kies een actie. In het voorbeeld combineren we drie acties: een vlag toevoegen, een taak maken en het bericht verplaatsen. Ik begin met een vlag toevoegen aan het bericht. Met het rolmenu kies ik vlag toevoegen aan bericht. Eronder verschijnt Vlag kiezen.
Klik op het vinkje erachter en kies de gewenste vlag. In het voorbeeld is dit de vlag volgende week. Klik daarna op actie toevoegen om ook de tweede actie aan de Snelle Stap toe te voegen.
De volgende actie is een taak met bijlage maken. Dit zorgt ervoor dat het e-mailbericht ook in de taak wordt opgenomen, zodat je alle informatie lekker bij elkaar hebt.
En de derde en laatste actie die ik toevoeg is de e-mail verplaatsen naar de map Archief. Dus klik ik weer op Actie toevoegen en selecteer ik de taak naar map verplaatsen. Eronder verschijnt een regel waarbij ik met het vinkje de gewenste map kan kiezen.
Zo ziet je scherm er nu uit:
4. Optioneel kun je er nog voor kiezen om een sneltoets toe te wijzen aan deze Snelle Stap en/of om een beschrijving van je snelle stap toe te voegen. Ik sla dit over.
5. Alles naar wens? Klik op Voltooien.
Snelle Stap toepassen
Wanneer er nu een e-mail binnenkomt die aan jouw voorwaarden voldoet selecteer je deze e-mail. Open je Snelle Stappen, selecteer je juiste Snelle Stap en de rest wordt voor je geregeld. Bij het opslaan van de taak kun je in het taakscherm eventueel nog het onderwerp aanpassen. Als dat niet nodig is, klik dan gewoon op opslaan en sluiten zodat de andere stappen uitgevoerd worden.
Inspiratie: praktische toepassingen van Snelle Stappen
Verplaatsen naar een map en op gelezen zetten
Werk je graag met mappen? Dan kost het slepen naar de juiste map je vaak wat meer tijd. Zeker als die map onder aan de lijst staat. Maak voor die mappen een snelle stap en berg de e-mail met één klik in de juiste map op.
E-mail als afspraak opslaan in je agenda en de e-mail archiveren
Ook hier kun je kiezen uit een afspraak met een bijlage maken. Het e-mailbericht wordt dan als bijlage toegevoegd aan je afspraak. Of kies voor een afspraak met de tekst van het bericht. De inhoud van de e-mail wordt dan als tekst toegevoegd.
Een ontvangstbevestiging sturen
Natuurlijk handel je jouw e-mail altijd binnen 48 uur af. Nu zit je echter met een dodelijke deadline en duurt de afhandeling wat langer. Dan is het een prima idee om de afzender even te laten weten dat je de e-mail goed hebt ontvangen en er iets later op terugkomt. Regel het met de acties archiveren en beantwoorden. Is trouwens ook een prima oplossing voor “standaard” e-mails.
Een telefoonnotitie maken
Verstuur overzichtelijke terugbelverzoeken. Hang er een prioriteit aan en een eventuele opvolgindicatie. Stuur de notitie bijvoorbeeld standaard in kopie naar jezelf. Regel het met de actie nieuw bericht.
Enthousiast geworden?
Gun jezelf de tijd om te ontdekken hoe Snelle Stappen voor jou werkt. Die tijd verdien je tenslotte dubbel en dwars terug. Een goed begin is om na te gaan welke handelingen je vaak herhaalt en die dan met een Snelle Stap te automatiseren. Lees ook eens de helptekst door van Microsoft. Je weet nu in ieder geval wat er allemaal mogelijk is. En vind je het niet prettig om het in je eentje uit te vogelen? Boek dan een workshop op maat. Dan gaan we samen stappen.
Fan van praktische tips?
Dan word je vast blij van mijn maandelijkse e-mail Vlinderss in je Mailbox. Vol praktische tips op het gebied van Office, schrijven, organiseren en plannen, tools en e-mailmarketing. Oh… en regelmatig leuke winacties. Ook nooit weg toch? Je bent van harte welkom op mijn lijst.
Psst: heb je de Outlook tips al gelezen? Doen hoor; jij werkt toch ook liever slimmer dan sneller?
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
