Vandaag gaan we aan de slag met de werkbalk snelle toegang in Office. Een stukje Office haute couture want dit maak je volledig op maat naar jouw wensen. In dit blog ontdek je waar de werkbalk verstopt zit, hoe je de werkbalk aanpast en welke functies je er beslist in moet zetten. Kortom, alles wat je weten wilt om optimaal van deze fijne balk te profiteren. Bonus: speel je regelmatig WordFeud en/of Scrabble? Dan kom je halverwege een topwoord tegen.
Werkbalk snelle toegang tevoorschijn toveren
Het kan zo maar zijn dat je deze werkbalk nog niet geactiveerd hebt. Dus laat ik je eerst even zien waar je de werkbalk kunt terugvinden.
De werkbalk kan boven het lint staan of onder het lint. Geen idee wat het lint is? Lees dan even het blog Office on Top. Daarin staat precies beschreven wat er allemaal aan de bovenkant van je scherm te vinden is. Zelf heb ik mijn werkbalk boven mijn lint staan. Maar kies vooral wat voor jou de fijnste plek is.
De werkbalk is beschikbaar in alle Office Programma’s. En ook de inrichting regel je per programma. Hartstikke handig want in Outlook heb je vast andere favoriete knoppen dan in Excel.
Waarom is de werkbalk snelle toegang handig?
De naam zegt het natuurlijk al. Er zijn functies die wat dieper in het lint verstopt zitten of in een ander tabblad dan het tabblad Start staan. Met de werkbalk snelle toegang regel je dat deze functies met één klik benaderbaar voor je zijn. Elke toegevoegde functie krijgt een eigen icoontje op je werkbalk.
Wat zet je op de werkbalk snelle toegang?
Dat is natuurlijk heel persoonlijk. Het hangt af van je gebruik en ook van je kennis van bijvoorbeeld sneltoetsen. Toch zijn er vijf functies denkbaar die je graag aan je werkbalk wilt toevoegen. Dat zijn de functies:
- Die je vaak gebruikt.
- Die niet op de tab Start staan.
- Waarvan je steeds vergeet waar ze ook alweer zitten.
- Die uit meerdere handelingen bestaan.
- Die niet op het lint staan.
Voor veelvoorkomende functies zijn natuurlijk ook sneltoetsen beschikbaar. Voor mij gaat er niets boven de sneltoets, omdat hier naast snelheid meer voordelen aan verbonden zijn. Wil je ook van al die sneltoetsvoordelen profiteren? Meld je aan voor het Office Proeverijtje en je ontvangt 26 weken lang elke week een sneltoets met handige aanvullende tips.
Kies voor functies die niet al op Start staan. Die zijn al snel toegankelijk. Hoe dieper een functie verstopt zit, hoe vaker je moet klikken. Om bijvoorbeeld een veld in te voegen moet je 3 x klikken (Tab Invoegen) in groep tekst klikken op Algemeen en vandaar uit kun je het veld kiezen. Daarnaast hebben we allemaal wel functies waarvan je steeds vergeet waar ze ook alweer zitten. Als je die toevoegt aan de werkbalk is dat zoekprobleem voor altijd opgelost. En misschien gebruik jij wel regelmatig een functie die niet op het lint staat. De autocorrectie is hier een voorbeeld van. Ook een prima optie om aan je snelle toegang toe te voegen.
Deze functies zijn al aan je werkbalk gekoppeld en zo activeer je ze
Als je klikt op het icoontje voor je werkbalk, dan zie je al een aantal opties staan. Deze activeer je simpel door ze aan te klikken. Er verschijnt dan een vinkje voor de optie en je ziet het icoontje in je werkbalk verschijnen. Heb je de functie niet meer nodig? Klik dan nog een keer om het vinkje weer uit te zetten.
Tip: weet je niet precies meer wat bij welk icoontje hoort? Hover dan even met je muis.
Nieuwe functie toevoegen aan je werkbalk snelle toegang
Ik had het over haute couture. Je kunt dus ook andere functies toevoegen aan je werkbalk. Dat gaat ook simpel.
- Klik op het icoontje van de werkbalk.
- Kies Meer opdrachten en het menu om de werkbalk snelle toegang aan te passen verschijnt.
Laten we eerst even kijken naar interessante keuzes in dit menu.
Daar gaan we; van links -> naar rechts en van boven naar beneden.
Aan de linkerkant kun je opdrachten kiezen uit populaire opdrachten, opdrachten die niet op het lint staan en alle opdrachten. Ook kun je hier een keuze per tab maken, wat makkelijker zoekt.
Verder kun je hier:
- De werkbalk zichtbaar of onzichtbaar maken
- De positie bepalen; boven of onder het lint
- Labels wel of niet weergeven. Let op: dit heeft alleen effect als je de werkbalk onder het lint plaatst. Dan staat er naast het icoontje een label. Dat scheelt je hoveren. Plaats je de werkbalk boven je lint dan zijn de labels helaas niet zichtbaar.
Aan de rechterkant bepaal je of je de opties voor alle bestanden beschikbaar wilt maken of alleen voor een bepaald document. Daaronder volgt een overzicht van de geactiveerde functies in je lint. Daaronder geef je aan waarop je je aanpassingen wilt toepassen. En als laatste een mogelijkheid om je werkbalk te exporteren/importeren.
In het midden zie je toevoegen en verwijderen staan. Met toevoegen hevel je de gekozen functie uit links over naar je werkbalk. En met verwijderen haal je de geselecteerde functie rechts weer uit je snelle werkbalk. De functie blijft altijd beschikbaar in de linkerkant.
En helemaal rechts heb je nog twee pijltjes waarmee je de volgorde van weergave kan wijzigen. Klik op de functie en gebruik de pijltjes om je functie op de voor jou fijnste volgorde te zetten. Natuurlijk zet je de meest gebruikte functie bovenaan.
Nog even over werkbalk snelle toegang exporteren/importeren
Superhandig voor afdelingen of mensen die virtueel samenwerken. Want met deze exportfunctie hoeft maar een persoon de werkbalk aan te passen. Die kiest dan voor exporteren. Het bestand wordt opgeslagen in documenten als een geëxporteerd Office-gebruikersinterfacebestand. (Jawel! Dit fantastische woord is jouw Wordfeud/Scrabble bonus). De naam begint met het betreffende Officeprogramma en de rest van de naam kun je aanpassen. Daarna deel je het bestand met je collega’s. Je collega’s importeren het bestand en zijn je natuurlijk eeuwig dankbaar.
Dit staat op mijn werkbalk snelle toegang
De knop E-mailen. Een echte tijdbespaarder. Gelukkig zit deze inmiddels onder de voorbereide opties en activeer je deze door hem aan te klikken. Deze knop stelt je in staat om rechtstreeks vanuit het programma (bijvoorbeeld Word) je document te mailen. Zeker proberen, ik beloof je dat je het nooit meer uit wilt zetten!
Een veld toevoegen. Deze functie zit in het tabblad Invoegen, onder snelonderdelen. Het scheelt me dus twee keer klikken. Bovendien is dit er zo eentje waarvan ik makkelijk vergeet aan welke tab de functie is verbonden. Het is de nummer twee op mijn werkbalk.
Koptekst en voettekst toevoegen. Ook deze functies gebruik ik regelmatig en zijn dus toegevoegd aan mijn werkbalk.
Een schermopname toevoegen. Ik maak natuurlijk regelmatig een uitleg voor anderen. Dan is de functie schermopname toevoegen handig. Ook die staat op de tab Invoegen. Mijn favoriete tool voor het maken van schermopnames is trouwens de chrome extensie Lightshot.
Bestandseigenschappen. Deze functie zit in de tab bestand en heeft ook een plekje op mijn balk verdiend.
Autocorrectie-opties. Dit is zo’n optie die wat dieper verstopt zit (Bestandsopties, controle). En omdat ik het makkelijk vind om dit snel te kunnen aanvullen, heeft de optie een plaatsje gekregen.
Aantal woorden. Voor het schrijven van social media teksten en profielen of voor het schrijven van teksten en artikelen is het handig om het aantal tekens en woorden te zien. Dus ook die knop staat op mijn haute couture balk.
Verder staat er op dit moment niet zoveel op mijn werkbalk, juist omdat ik heel veel met sneltoetsen werk. Dat kan ik je sowieso aanraden, want dat heeft veel voordelen. Met dit blog heb ik mezelf ook wel weer enthousiast gemaakt om eens bij te houden wat ik nog meer veel gebruik. Dus wie weet, groeit de balk nog binnenkort.
Nog twee weetjes over de werkbalk snelle toegang
Voor zover ik weet is er geen maximum aan het aantal functies dat je kunt toevoegen. Al is overzicht natuurlijk wel belangrijk, anders schiet je je doel voorbij.
Voor dat overzicht is het ook goed te weten dat je makkelijk scheidingstekens kunt toevoegen aan je werkbalk. Zo ontstaan er dan groepen.
Filmpje
Ben je visueel ingesteld? In dit korte filmpje zie je precies hoe je jouw werkbalk vult. Ik laat zien hoe je de knoppen toevoegt die ik heb toegevoegd. Het is een voorbeeld van Word, maar in de andere programma’s werkt het precies hetzelfde.
Meer weten over Office?
Er zijn 5 manieren om handige tips binnen te halen:
- Regelmatig blog ik over slimmer werken met Office. Deze Officeblogs vind je hier.
- Wil je meer weten over een bepaald onderwerp? Mail het me. Misschien schrijf ik er binnenkort wel een blog over.
- Wil je daar niet op wachten? Kijk dan eens of een keukentafelsessie iets voor jou is (betaalde optie). In een uurtje deel ik online handige tips met je.
- Naast de blogs deel ik ook regelmatig korte officetips op mijn sociale mediakanalen. Vlinderss is aanwezig op Facebook, Instagram, LinkedIn Bedrijfspagina, YouTube.
- Niets missen en fan van vrolijke én nuttige mail? Dan is Vlinderss in je mailbox jouw zekerheidje.
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
