Regels in Outlook, zo geregeld!

Waar de meesten zuchten bij een e-mail ben ik enthousiast gebruikster. Dat heeft ook alles te maken met mijn kennis van Outlook en hoe ik e-mail behandel. Een van de fijne functies van Outlook zijn Regels. Daarmee hou je overzicht en bespaar je tijd.

Heb je ook behoefte aan structuur in jouw e-mailbox? Of besteed je jouw tijd liever aan iets anders dan wekelijks honderden e-mails te verslepen? Dan ben je met dit praktisch blog een stap verder! De tijd die je investeert in het lezen van dit blog, haal je er ruimschoots uit. Dus fantaseer even wat je met die extra tijd doet.

Regels in Outlook, waar vind je die Regels?

Er zijn verschillende manieren om Regels te maken. Vaak start je een regel aan de hand van een ontvangen e-mail. Dit heeft als voordeel dat Outlook een aantal zaken al invult.

1. Regel starten aan de hand van een ontvangen bericht
• Rechtsklik op het betreffende bericht.
• Er verschijnt een snelmenu.
• Kies Regels.
• Kies Regel Maken.

2. Regel starten vanuit menu Start (gekoppeld aan het bericht dat geselecteerd is)
De functie Regels staat in tabblad Start in de groep Verplaatsen. Kies Regels en vervolgens Regel maken om een nieuwe regel te maken.

3. Beginnen met een sjabloon of een lege Regel
Herhaal de stappen van 2. Kies niet voor Regel maken maar voor Regels en waarschuwingen beheren. Kies in het menu E-mailregels voor Nieuwe regel.

Regels in Outlook, dit kun je ermee

Met regels kun je e-mailberichten automatisch verplaatsen, markeren en beantwoorden. Ook kun je geluiden afspelen, berichten verplaatsen naar mappen, categoriseren of doorsturen naar personen. De mogelijkheden zijn echt enorm.

Mijn advies: begin met een aantal eenvoudige regels, zodat je went aan het automatiseren van bepaalde processen. Bijvoorbeeld het automatisch opbergen van e-mail in een bepaalde map. Merk je op dat je telkens bepaalde handelingen uitvoert? Zet dan Regels in om jouw handelingen te automatiseren.

Wat kun je automatiseren of hoe zijn Regels opgebouwd?

Een regel is opgebouwd uit het als – dan- behalve- principe en bestaat uit de volgende stappen.

  1. Als: De voorwaarden waaraan de e-mail moet voldoen.
  2. Dan: De actie die moet worden ondernomen als aan de voorwaarden wordt voldaan.
  3. Behalve/Tenzij: eventuele uitzonderingen op je regel.

Voorbeeld: als ik een e-mail ontvang met het onderwerp prijsvraag, verplaats dan deze e-mail naar de map prijsvraag. Of: als ik een e-mail ontvang van prinses Maxima, stuur deze dan door naar Willem-Alexander tenzij het onderwerp persoonlijk bevat.

Kun je het zeggen in een als, dan, behalve zin? Dan kun je het met regels automatiseren!

3 praktijkvoorbeelden van Regels in Outlook ter inspiratie

1. E-mails automatisch naar een map verplaatsen

De case: met een aantal collega’s werken jullie gedurende een periode aan een project. Project X noemen we het even. Onderling maken jullie de afspraak dat alle e-mails over dit project Project X in het onderwerp hebben. Met Regels zorgen jullie voor een automatische verplaatsing van deze e-mails naar de projectmap.

Dit zijn de éénmalige handelingen:

  • Maak een archiefmap Project X aan.
  • Kies achtereenvolgens Regels, regel maken en klik op Geavanceerde opties om de wizard te starten.

Tip: Alles wat in blauw & onderstreept staat kun je aanpassen.

  • Onze eerste stap is met Project X in het onderwerp. Kruis het vakje aan en bewerk daarna de beschrijving van de regel.
  • De volgende stap is aangeven wat we met deze berichten willen doen. Wij willen het bericht verplaatsen naar de map Project X. Kruis het vakje aan en bewerk daarna de beschrijving van de regel.
  • Klik op volgende en selecteer eventuele uitzonderingen. Die zijn er niet in deze case. Dus klik dan op Voltooien.

Belangrijk: test de regel uit en stuur een e-mail met Project X in het onderwerp om te zien of de regel goed werkt.

2. E-mails die je cc ontvangt automatisch doorleiden naar een cc-map

De case: E-mail die je als CC ontvangt hoef je niet direct op te reageren. Je ontvangt de e-mail ter kennisname en wordt verder geen actie van je verwacht. Een mogelijkheid is om te werken met een CC-map. Hierin sla je alle e-mails op die je ter kennisname ontvangt en je plant een vast tijdstip per week in om de e-mails door te lezen.

Dit zijn de éénmalige handelingen:

  • Maak een archiefmap Leesmap cc aan
  • Kies achtereenvolgens Regels, regel maken en klik op Geavanceerde opties om de wizard te starten.
  • Dit keer is de eerste stap met mijn naam in het vak CC. Kruis dit vakje aan en klik op volgende.
  • Deze berichten willen we verplaatsen naar de map Leesmap cc. Kruis dus aan: verplaats het bericht naar naam map en wijzig de naam map in Leesmap CC. Klik op volgende.
  • Ook dit keer hebben we geen uitzonderingen. Een uitzondering zou kunnen zijn de naam van een collega die de functie van CC niet goed begrijpt. In dat geval kies je het vakje behalve als het afkomstig is van personen of openbare groep. Wij kunnen gelijk kiezen voor voltooien.

3. E-mails bijhouden waarbij je wacht op een reactie

De case: Je verstuurt een e-mail en je kunt zelf pas verder nadat je een reactie van een ander hebt ontvangen. Het gevaar zit hem in dat je deze acties uit het oog verliest. Hier brengt de volgende regel uitkomst. Geef dit soort e-mails een unieke code mee. Een tip hiervoor: maak een speciale wachten op handtekening. Plaats bijvoorbeeld [wachtenop] in je handtekening. Wijzig de letterkleur naar wit. De ontvanger ziet hier niets van, maar je hebt nu wel een unieke codering gemaakt, die je makkelijk toevoegt door de juiste handtekening te gebruiken.

Dit zijn de éénmalige handelingen:

  • Maak een archiefmap Wachten op
  • Kies achtereenvolgens Regels, regel maken en klik op Geavanceerde opties om de wizard te starten.
  • Kies als eerste stap met specifieke tekst in de hoofdtekst. Kruis dit vakje aan en klik op volgende
  • Wijzig de tekst naar [wachtenop], kies volgende.
  • Kies als vervolgstap verplaatsen naar map Wachten op.

Belangrijke regels voor het werken met Regels

  • Wees je ervan bewust, dat regels automatisch worden uitgevoerd. Denk dus vooraf goed na over eventuele ongewenste effecten. Dit geldt zeker als je e-mail doorstuurt buiten de interne organisatie.
  • Controleer een aantal keren per jaar welke regels er actief zijn. Dit doe je door naast het driehoekje bij Regels te klikken en in het vervolgscherm te kiezen voor Regels en Waarschuwingen beheren. Je kunt daar een nieuwe regel maken, een regel wijzigen, verwijderen, kopiëren, of uitvoeren.
  • Wees je ervan bewust dat Regels in volgorde worden uitgevoerd.
  • Regels werken prima om (een deel van je) archivering te automatiseren (verplaatsen naar mappen). Alles wat je in een zin Als… Dan … Behalve kunt zeggen, kun je met een regel automatiseren. Maak daar gebruik van!

Je merkt het. Er zijn 1.001 voorbeelden te bedenken waarbij regels zorgen voor overzicht en tijd besparen. Lees op je gemak een keer de verschillende mogelijkheden door van Regels en er ontstaan vanzelf ideeën. Of let op de handelingen die je vaak herhaalt en onderzoek dan gericht of je dit niet met een Regel kunt automatiseren.

Heb je zelf een Regel ingesteld, die ook voor anderen handig kan zijn? Super als je dit deelt onder dit blog! Lukt het niet om met Regels te werken? Neem dan contact op voor een workshop op maat. Dan regelen we het samen.

Geen handig Vlinderssblog meer missen?

Abonneer je gratis op Vlinderss in je mailbox

Photo credit: Adobe Stock