Timemanagement

Timemanagement (I) – Zo haal je 80 minuten uit een uur

Ben jij zo iemand voor wie een dag eigenlijk te weinig uren heeft en een uur te weinig minuten? Dan kan het zomaar zo zijn dat jouw timemanagement te wensen overlaat. Timemanagement houdt, kort gezegd, in: een systeem van principes, gewoonten, vaardigheden, instrumenten en technieken die samen ervoor zorgen dat je meer gedaan krijgt in de tijd die je hebt, met als doel de kwaliteit van werk en leven te verhogen.

Er zijn verschillende methodes om je tijd te managen. Er zijn ook verschillende oorzaken waarom plannen zo moeilijk is. Probeer eens wat uit en kijk wat bij je past. In een tweeluik belicht ik twintig verschillende methodes. Vandaag deel één.

1. De eerste stap | werkt bij: uitstelgedrag

A journey of a thousand miles begins with a single step.” En dat is ook zo met de eerste-stap-methode. Beginnen is het sleutelwoord. En omdat het beginnen juist het moeilijkst is, maak je de eerste stap zo simpel mogelijk. De eerste stap mag niet langer duren dan één minuut. Bijvoorbeeld het aanmaken van het document. Onderzoek dan hoe je je voelt. Heb je zin om verder te gaan. Prima, go for it! (Nog) geen zin? Sta jezelf dan toe te stoppen.

Denk na (in positieve termen) waarom je het project wilt uitvoeren. Als je die motivatie weer helder voor de geest hebt, ga je verder.

2. Pomodoro | perfect voor de: workaholic

Met deze techniek verdeel je tijd in blokken van een half uur. Schat vooraf het aantal blokken in dat je nodig hebt voor een taak. Ga dan aan de slag en laat je door niets en niemand afleiden. Na 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Na 3 of 4 blokken (Pomodoro’s) neem je een lange pauze van 20-30 minuten.

Gebruik een app om te timen zoals bijvoorbeeld Tomighty (voor Mac en Windows). Een eierwekker of je timer op je telefoon kan natuurlijk ook. En voor het geval je je afvraagt waar de naam van deze methode vandaan komt: de bedenker, Francesco Cirillo, gebruikte volgens de overlevering een kookwekker in de vorm van een tomaat. Scheelt jou weer zoeken (en dus tijd).

3. Drie mappen | een verademing voor de: chaoot

Chaos zorgt voor tijdverlies. Zorg dus voor een overzichtelijke inbox. David Allen pleit voor drie mappen: actie, wachten op en archief. Duurt de afhandeling van de e-mail korter dan twee minuten, doe dat dan gelijk. Beslis bij het openen van de e-mail gelijk wat je ermee doet. Afhandelen of naar één van de drie mappen. Zo’n lege inbox … dat voelt zó lekker!

Naast een lege inbox bespaar je tijd omdat je een e-mail slechts één keer leest. Tip: Sleep de e-mail naar je agenda om de actie gelijk op de juiste dag in te plannen.

4. Blind typen | werkt voor: iedereen!

Een vergeten vaardigheid, die je zo hebt opgepikt. Blind typen brengt – naast dat het ontzettend waus staat – de volgende voordelen mee:

  • Je typt sneller (gemiddeld 180 aanslagen per minuut)
  • Je maakt minder fouten
  • Betere concentratie
  • Juiste en actieve houding; minder RSI of andere lichamelijke klachten.

5. De sneltoets | werkt voor: iedereen

Een sneltoets is een combinatie van toetsen waarmee je functies in een computerprogramma activeert. Ieder programma heeft eigen sneltoetsen. Dus niet alleen Office, maar ook Canva, Dropbox of Chrome. En zoals de naam al doet vermoeden is het een snelle weg om je doel te bereiken.

Bovendien gelden alle voordelen van blind typen ook voor het werken met sneltoetsen.

6. Zet meldingen uit | rust bij: concentratieproblemen

Uit die notificaties! Van je e-mail, van je social media. Ja, ik zet zelfs mijn telefoon op stil. Plan korte momentjes tussendoor dat je wel alles checkt. Geloof me, dat werkt veel rustiger en efficiënter.

Een hele fijne app om je afleidingen te minimaliseren is Meet Franz. Echt aangenaam kennismaken met die Franz.

7. Bundel taken | werkt voor: iedereen

Je grijze celletjes hebben zo’n 10 minuten nodig voor ze optimaal een taak kunnen uitvoeren. Het is dus slim om je taken te bundelen. Handel bijvoorbeeld eerst je telefoontjes af. Ga daarna met je e-mail aan de gang. Plan dan je social media in.

Een simpele tip die werkt (my favorite kind).

8. Eat that frog | werkt bij: uitstelgedrag

Ik schreef er al eerder over in Vlinderss in je mailbox. Deze methode van Brian Tracy is perfect als je last hebt van uitstelgedrag. In het kort: begin je dag met de taak waar je het meest tegenop ziet.

De rest van de dag ga je als een speer, trots op jezelf. You ate the frog!

9. Gewoontes | werkt voor: iedereen

Kweek gewoontes! Met gewoontes ‘automatiseer’ je je hersenen. Je maakt een automatisch pad waardoor gedrag makkelijker en onbewuster gaat. En mucho importante: met goede gewoontes voorkom je ergernissen.

Stel: je stelt het opruimen van je stukken altijd uit. Gevolg: een groeiende stapel. Natuurlijk begin je dáár al helemaal niet aan. Zuchtend verlies je voor de zoveelste keer kostbare tijd met je zoektocht naar contract A. Mopperend schrijf je – voor de 5e keer – op je to-do-lijst: opruimen!

Wat ook kan: leer jezelf de gewoonte aan je werkdag pas af te sluiten als je ALLES hebt opgeruimd. Wel even doorzetten. Het duurt zo’n zes weken voor je nieuw gedrag hebt ‘geautomatiseerd’.

10. Smile (facial feedback) | werkt voor: iedereen

Mensen die gelukkig zijn werken 80% efficiënter dan hun ongelukkige collega’s. En met facial feedback roep je zelf dat geluksgevoel op.

Dat zit zo

Emoties zorgen voor een lichamelijke verandering. Kijk maar eens naar je gezicht als je boos bent. Het briljante is dat het ook andersom werkt. Dus ben je chagrijnig? Klem een pen tussen je lippen. Dit spant je lachspieren en je hersenen ontvangen het “ik ben blij”-signaal.

Foto’s van je poging zijn meer dan welkom op de Facebookpagina van Vlinderss

Alsjeblieft: 10 prachtige methodes om efficiënt te werken

Mijn advies? Pak alleen die dingen aan waar je last van hebt. En zoek dan een methode die bij je past of pas de methode aan op jouw gedrag en voorkeuren. Aan de slag met ander gedrag? Geef het even de tijd. Werkt het niet voor je? Zoek dan naar een andere methode, bijvoorbeeld in deel II van dit blog (gepland januari 2019).

Zeker weten dat je deel II ontvangt?

Schrijf je in op Vlinderss in je mailbox!

 

Photo credit: Shutterstock