Jij bent de drijvende kracht achter je eigen onderneming. Maar betekent dat dan ook dat je alles zelf moet doen? Ik denk van niet. Ik denk namelijk dat je veel verder komt met je onderneming als je zaken zo organiseert dat je een professioneel team om je heen verzamelt. Zodat je de energie houdt om die drijvende kracht te zijn. En dat lukt nu eenmaal beter als je niet alle ballen zelf in de lucht houdt.
In dit blog lees je 4 belangrijke voordelen van het samenwerken met een VA. En je krijgt een handig stappenplan om jouw ideale VA te vinden. Plan die vakantie alvast maar in. Jouw zakelijk leven wordt een stuk meer relaxed!
Inhoudsopgave
Voordelen van het samenwerken met een VA
Eerlijk is eerlijk, ik kan wel 60+ voordelen bedenken om te gaan samenwerken met een VA. Die zie je bijvoorbeeld regelmatig verschijnen op mijn LinkedInpagina. Nu beperk ik me tot 4 belangrijke voordelen. Lees ze kritisch en ontdek of je er hetzelfde over denkt.
Focus op je kerntaken
Jij hebt een aantal talenten, een visie en unieke vaardigheden die jouw bedrijf een succes maken. Niemand kan dat beter dan jij. Dit zijn jouw kerntaken. Maar daarnaast heb je als ZZP’er nog veel verschillende taken en verantwoordelijkheden. Door een aantal van die neventaken uit te besteden aan een VA kun jij je ook écht focussen op je kerntaken. Dat leidt tot meer productiviteit én betere resultaten.
Verhoog de wendbaarheid van jouw bedrijf
Als je al wat langer onderneemt, weet je het inmiddels ook. Niets is zeker. Die jarenlange trouwe klant kan je vandaag nog vertellen dat ze de samenwerking met je stoppen. En net als je denkt dat je agenda genoeg ruimte heeft om eindelijk die onlinecursus op te zetten vliegen de opdrachten je om je oren. Daar spelen wij als VA’s perfect op in. Huur ons in voor een specifieke taak of voor een x aantal uur in een door jou bepaalde periode. Zo heb je een vangnet als je dat nodig hebt en maak je geen uitbestedingskosten als je zelf tijd over hebt.
Bespaar op je kosten
Ik hoor organisaties of ondernemers weleens klagen dat freelancers zo duur zijn. Zeker als je focust op het uurtarief betaal je veel meer per uur dan wanneer je bijvoorbeeld een personeelslid in dienst neemt. Waarom het werken met een VA toch kostenbesparend is lees je bijvoorbeeld hier en hier.
Expertise
Iedere VA heeft specifieke specialisaties. Dingen waarin ze gewoon stukken beter zijn dan jij. Beter en sneller. Het is uitermate slim om die kennis, ervaring en vaardigheden in te huren. Want het kost je kapitalen aan tijd en geld om ze zelf te ontwikkelen én op peil te houden.
Overtuigd? Vind je droom VA (M/V/X) met dit stappenplan
Veel ondernemers stellen de samenwerking met een VA uit, omdat ze niet zo goed weten hoe ze dit kunnen aanpakken. En ja, er zijn er zelfs die nog niet van het bestaan van de virtueel assistent weten of wel de term kennen maar niet precies weten hoe een VA hun bedrijf versterkt. Daarom trakteer ik je op een uitgebreid stappenplan.
Simpelweg omdat een VA je de ruimte geeft om ook aan je bedrijf te werken en niet alleen in je bedrijf te werken. Dat is een garantie voor groei en werkplezier. En dat past prima bij mijn missie.
Fase 1: interne oriëntatie
Stap 1: Bepaal je ondersteuningsbehoefte (taken)
Leg een lijst aan van alle taken die je momenteel uitvoert en die niet direct met jouw expertise te maken hebben. Dit kan van alles zijn. Van het versturen van kaarten naar je relaties tot het inboeken van je facturen. Dus administratief, marketing, strategisch, secretarieel. Alles!
Je tijdverantwoording is hierbij een goed hulpmiddel. Neem ook taken mee die je nu misschien nog niet uitvoert, maar die wel belangrijk zijn voor je bedrijfsvoering.
Activiteiten verzameld? Categoriseer nu je werkzaamheden. Gebruik bijvoorbeeld deze 4 categorieën:
- Terugkerende taken.
- Taken waarmee anderen meer ervaring hebben of meer vanaf weten.
- Activiteiten die geen directe prioriteit hebben maar wel bijdragen aan de groei van je bedrijf of je bedrijfsdoelen.
- Werkzaamheden die je helemaal niet leuk vindt om te doen. Je weet wel, die al weerstand oproepen als je er alleen maar aan denkt.
Stap 2: Wat wil je bereiken met het delegeren van taken?
Er zijn twee hoofdredenen om taken te delegeren. Je hebt behoefte aan meer tijd of behoefte aan meer geld. Afhankelijk van jouw persoonlijke situatie heeft een van deze twee factoren prioriteit. Je wilt bijvoorbeeld voorkomen dat je in een burn-out raakt; dan is je ondersteunings-behoefte in uren leidend. Sta je er financieel niet zo sterk voor, dan is je ondersteunings-draagkracht leidend.
Tip: ga altijd uit van de voor jou meest ideale situatie. Dat is je stip op de horizon. Die concessies komen vanzelf wel in de praktijk.
Stap 3: Jouw ondernemersdroom in uren en euro’s
Bepaal je ondersteuningsbehoefte (uren)
Ga na hoeveel uur je eigenlijk per maand tekortkomt om lekker te kunnen werken. Dus een werkweek die aansluit op je wensen waarin ook voldoende tijd is voor andere zaken die je graag doet. Of die je aandacht vragen.
Bepaal je ondersteuningsdraagkracht (euro’s)
Stel vast wat je aan budget vrij kunt maken voor het delegeren van werkzaamheden. Let ook op of je financieel al zo stabiel bent om dit bijvoorbeeld maandelijks uit te geven. Of dat je nog volop bezig bent aan het opbouwen van een financiële buffer en bijvoorbeeld liever korte projecten delegeert.
Stap 4: Kleur je uitbestedingsplaatje verder in
Inmiddels weet je welke taken je zou kunnen uitbesteden. En je weet wat prioriteit heeft. Tijd of geld. Je hebt nu alle informatie om het plaatje verder compleet te maken.
Uren: kies die taken die je energie kosten (die veroorzaken namelijk ook verloren uren). Of kies regelmatig terugkerende taken, zodat jouw agenda leger blijft. Kijk vooral naar de activiteiten in categorie 1 en 4 en maak je keuze.
Euro’s: kies voor korte projecten die direct van invloed op je sales kunnen zijn. Zoals de ontwikkeling van bijvoorbeeld een onlinecursus. Of kijk eens wat een ander beter kan dan jij. Als je jouw blogs voortaan door een professional laat schrijven, kost dit wel meer geld maar kun je ook verwachten dat het aantal lezers (lees potentiële klanten) toeneemt. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor het verzorgen van je (online) communicatie. Kies taken en activiteiten uit categorie 2 en 3.
Yes! Je weet nu precies welke taken je zo snel mogelijk wilt delegeren. In fase twee onderzoek je welke persoon/personen daar goed bij passen.
Fase 2: wat is er nodig?
Nu je weet welke taken je wilt delegeren, kun je jouw boodschappenlijst gaan formuleren. Ga op zoek naar antwoorden op de volgende vragen:
- Analyseer de taken die je wilt uitbesteden. Welke vaardigheden heb je nodig?
- Maak een onderscheid in algemene vaardigheden en taakspecifieke vaardigheden.
- Benoem de programma’s waar je al mee werkt.
- Wat is jouw voorkeursmanier van communiceren? Is dat per app, e-mail of bel je het liefst.
- Welke normen en waarden vind je belangrijk? Hup, erbij op je lijst.
- Welke softskills zijn aanvullend aan jouw talenten? Ben je bijvoorbeeld commercieel sterk maar is organiseren niet je sterkste kant, zet organisatietalent dan erbij op je wensenlijst.
- Werk je graag samen met een vrouw of liever met een man? Hoe beter jij jouw ideale plaatje kunt vormgeven, hoe makkelijker je jouw perfecte partner(s) vindt.
- Of ben je juist allergisch voor bepaalde types of bepaald gedrag? Benoem het. Het is jouw feest.
- Hoe ervaren en betrouwbaar is de VA? Vraag gerust om referenties.
Aanvullende tips:
- Vind je die zachte kant moeilijk te formuleren? Kijk eens naar online assessments zoals de Big Five- persoonlijkheidstheorie. Of de DISC kleurentheorie. Vraag vrienden en bekenden naar wat zij je sterke en zwakke punten vinden. Of ontdek dit samen met een coach.
- Heb je juist veel uiteenlopende wensen? Ga dan niet op zoek naar één persoon. Virtueel assistenten zijn wendbaar, maak daar gebruik van.
Als je deze antwoorden hebt gevonden, weet je precies wat je zoekt. Je boodschappenlijstje is klaar. Maak van je wensenlijst een aantrekkelijke tekst om mensen die aan jouw profiel voldoen te verleiden om met je te gaan samenwerken.
Fase 3: Zo vind je jouw VA
VA’s werken locatieonafhankelijk. Dat betekent dat je een groot zoekgebied hebt. Hieronder volgen een aantal manieren om jouw VA in spé te bereiken.
- Met stip op 1: Vraag eens om je heen of bevriende ondernemers ervaring hebben met een VA. Warme aanbevelingen uit je netwerk hebben altijd de voorkeur. Dit zijn mensen die jullie beide kennen en dus in staat zijn een oordeel te geven over passend of niet passend.
- Doe een openbare oproep op LinkedIn. Plaats je aantrekkelijke tekst op LinkedIn, uiteraard met een leuke foto liefst van jezelf. Gebruik hashtags zoals #VAgezocht of benoem de vaardigheden waarnaar je op zoek bent. Bijvoorbeeld: #mailchimpexpertgezocht #copywritergezocht. Vergeet niet te vermelden hoe je reacties graag wilt ontvangen en wanneer je een beslissing neemt. Hoe duidelijker je bent, hoe beter de ander kan inschatten of jullie goed bij elkaar passen.
- Gebruik een platform. Ik krijg maandelijks wel aanvragen waar ik niet aan kan voldoen. Met veel plezier verwijs ik regelmatig door naar het vacatureplatform van Blueberry Dynamics. Met wat hulp van Google vind je vast meer kwalitatief goede platforums. Oproep: heb jij ook een goede vacaturebank voor VA’s? Stuur me gerust een e-mail.
Aanvullende tips:
- Staar je niet blind op een uurtarief. Een VA die € 30,- per uur vraagt en nog met een typmachine en postduif werkt is uiteindelijk stukken duurder dan de professionele VA die € 65,- per uur vraagt en met de modernste apparatuur en tools werkt.
- Klik of kennis? Het kan maar zo zijn dat je een waanzinnige klik voelt met een VA die niet over (alle) kennis en vaardigheden beschikt die je zoekt. Mijn advies is dan: kies voor de klik, zeker als je van een VA meer verwacht dan alleen opdrachten uitvoeren. Vaardigheden zijn altijd aan te leren en als je prospect VA de klik ook ervaart, wil die vast investeren in het ontwikkelen van de vaardigheden die jij nodig hebt. Vergeet niet een VA is net als jij ondernemer.
Fase 4: Samen aan de slag
Maak aan de voorkant duidelijke afspraken over welke taken wanneer worden uitgevoerd. En natuurlijk welke kosten daar tegenover staan. Omdat niets zo goed werkt dan in de praktijk ontdekken of jullie fijn kunnen samenwerken, maak je het best voor een bepaalde periode afspraken.
Ik adviseer ook vaak om klein te beginnen. Het is voor jullie beide een gewenningsproces. Hou zeker in het begin rekening met extra tijd die je kwijt bent aan het afstemmen en uitleggen. Sla dit niet over. Nogmaals, het is jouw taak om goed te vertellen wat je nodig hebt. Dus ook kleine irritaties of verbeterkansen: delen met elkaar. Je bent gelijkwaardig en hebt hetzelfde doel: keigoede ondersteuning geven of ontvangen.
Maak ook afspraken over vakanties, bereikbaarheid en hoe jullie bij voorkeur communiceren. Wil je wel of geen verantwoording van uren? Wanneer ontvang je de factuur en wanneer moet er betaald zijn? Zorg voor regelmatig overleg. Kijk dan samen kort terug (wat ging fantastisch, wat kan een volgende keer beter) en maak afspraken voor de komende periode.
En tenslotte: als de samenwerking moeizaam verloopt, neem dan respectvol afscheid van elkaar. Vertel zo duidelijk mogelijk wat anders loopt dan je had verwacht. Dat geldt zowel voor de VA als voor de opdrachtgever. Jullie doel is tenslotte niet voor de rest van je leven samen te blijven. Jullie doel is optimaal samenwerken.
Boek alvast je vakantie maar!
Met een goede voorbereiding vind je in no-time een waardevolle en betrouwbare samenwerkpartner die jou en je bedrijf een stap verder helpt. Ik spreek uit eigen ervaring; alleen al het gevoel dat je niet overal alleen voor staat is goud waard.
Ontbreekt er nog iets in dit blog? Heb je een waardevolle aanvulling of vraag? Doe eens gek en stuur me een e-mail. Je hoeft niet bang te zijn voor een commercieel praatje want ik zit voorlopig vol met opdrachten. Wil je op de hoogte blijven van mijn laatste blogs altijd vol met tips die het ondernemen leuker maken? Kijk dan eens of Vlinderss in je Mailbox iets voor jou is.
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
