Het is een prettig dilemma dat ontstaat bij groei. Ga je samenwerken met freelancers zoals een virtueel assistent of neem je mensen aan in loondienst? Voor mezelf heb ik hierin een duidelijke keuze gemaakt: virtueel assistent inhuren. Want ik werk het liefst samen met andere zelfstandig professionals. Dat heeft echt mijn voorkeur boven het aannemen van personeel. In dit blog deel ik mijn overwegingen met je. Handig als je zelf ook net voor zo’n keuze staat.
Inhoudsopgave
- Voordeel virtueel assistent inhuren: gemak zonder gedoe
- Voordeel: niet meer op zoek naar het schaap met de vijf poten
- Voordeel: voortgang in projecten
- Voordeel: wendbaarheid
- Voordeel: bewuste keuze
- Voordeel: go with the flow
- Voordeel: geen leidinggeven
- Voordeel: perfect bij een flexibele werkvoorraad
- Voordeel: al beschikbaar vanaf een uurtje per maand
- Virtueel assistent inhuren? De nadelen
- Nadeel: geen exclusiviteit
- Nadeel: de freelancer heeft geen commitment
- Nadeel: teamontwikkeling
- Nadeel: de freelancer is stukken duurder
- Virtueel assistent inhuren of personeel: de alternatieven
- Conclusie
Voordeel virtueel assistent inhuren: gemak zonder gedoe
Als drukke ondernemer is gemak een koopmotief dat altijd mijn aandacht trekt. Kost iets minder tijd, minder moeite én geeft het een beter resultaat? I’m your girl. Dus ja, ik kies zelf ook voor het gemak van een virtueel assistent.
Tip: Een forum zoals dat van Blueberry Dynamic is een fantastische service als je op zoek bent naar een virtueel assistent met een bepaald specialisme. Zo’n oproepje gaat stukken sneller (en goedkoper want de dienst is gratis) dan een onderscheidende personeelsadvertentie opstellen.
Voordeel: niet meer op zoek naar het schaap met de vijf poten
Een enorm belangrijk voordeel is dat je echt talentgericht je samenwerkingspartners uitkiest. Zo heeft de partner die mijn teksten naleest op typ- en taalfouten heel andere vaardigheden dan mijn websitesuperheld. En als ik een probleem tegenkom op het gebied van Mailchimp bel ik Judith. Gaat het over Active Campaign is Yvonne mijn go to girl.
Freelancers zijn wat mij betreft dan ook het ultieme talentmanagement. Je zoekt niet langer naar het schaap met de vijf poten, maar naar experts op een bepaald gebied. Dat maakt de kans op een goede match een stuk eenvoudiger.
Voordeel: voortgang in projecten
Voor alle diensten die ik zelf aanbied weet ik een expert in mijn netwerk die nog beter is dan ik op dat bepaalde segment. Want het gros van mijn klanten heeft (nog) geen behoefte aan die expertise. Dit maakt dat mijn klanten profiteren van mijn veelzijdigheid én de expertise van een specialist als er zo’n vraag ontstaat. Zo blijft de snelheid in hun projecten zitten en stem ik mijn scholing af op de behoefte van mijn klanten.
Voordeel: wendbaarheid
Toen corona toesloeg, had dat voor een paar van mijn opdrachtgevers grote gevolgen. Gelukkig konden zij met één mailtje hun samenwerking met mij stopzetten. Want ik geloof niet in contractuele verplichtingen. Dat kan natuurlijk ook alleen maar omdat ik in mijn eigen bedrijf met freelancers werk. Als ik bij die opdrachtgevers in dienst was geweest hadden ze nog enorme financiële verplichtingen aan me gehad. En zoiets kan maar net je bedrijf de das omdoen.
Voordeel: bewuste keuze
Ik schreef het net al. Ik geloof niet in contractuele verplichtingen. Ik haat het als ik nog maanden een abonnement moet betalen, omdat ik te laat was met opzeggen. Ik blijf ook niet bij mijn lief omdat we getrouwd zijn. Nee, we blijven bij elkaar omdat we het mét elkaar leuker hebben dan zonder elkaar.
Diezelfde regel pas ik ook toe op mijn samenwerkprojecten. We blijven bij elkaar zolang ik van meerwaarde voor je ben (of jij voor mij). Is de magie – om wat voor reden ook – over? Dan nemen we met respect afscheid van elkaar.
Voordeel: go with the flow
Ondernemersvrijheid staat ook bij mij hoog in het vaandel. En ik weet echt nog niet hoe mijn bedrijf er over vijf jaar uitziet. Jaardoelen zijn al uitdagend genoeg. Dus ook een strategische meerjaren personeelsplanning past niet in mijn bedrijfsvoering. Door mijn keuze om met freelancers samen te werken heb ik die ook niet nodig.
Voordeel: geen leidinggeven
Leiderschap is een vak. Een ambacht dat ik niet ambieer. Door met freelancers samen te werken ben ik niet verantwoordelijk voor hun loopbaan. Ik hoef ze niet te coachen, op te leiden of aan te sturen. Voor mij geen dode paarden, groepsdynamiek, onderstromen en meer van dat soort ellende.
Ik hoef alleen maar te vertellen welk resultaat ik wanneer wil hebben. Dat scheelt een hoop slapeloze nachten.
Voordeel: perfect bij een flexibele werkvoorraad
Het past maar zelden perfect. Het aantal fte’s en de werkvoorraad. Bovendien is in een groeiproces je werkvoorraad vaak nog niet stabiel en heb je de ene maand meer ondersteuning nodig dan een andere maand. Of ben je nog op zoek naar wat je het best kunt delegeren. Veel freelancers werken graag mee aan die flexibele invulling van tijd en behoefte.
Voordeel: al beschikbaar vanaf een uurtje per maand
Stel, je komt maandelijks (of een x aantal maanden per jaar) 10 uur per maand tekort aan personele inzet. Zoiets valt niet in te vullen met iemand in loondienst. En het is ook best pittig (en duur) om je vaste medewerkers of jezelf structureel over te belasten. Die 10 uur breng je met veel gemak en plezier onder bij een freelancer.
Virtueel assistent inhuren? De nadelen
Natuurlijk zijn die er ook. En ik besef dat de voordelen die ik noem voor mijn bedrijf niet voor alle bedrijven en organisaties gelden. Er zijn ook functies die veel minder of niet geschikt zijn voor een freelance invulling. Voor de volledigheid noem ik nog drie nadelen die hardnekkig leven bij de keuze freelance of loondienst. Maar pas op, ik zie ze zelf als voordeel. Oordeel zelf.
Nadeel: geen exclusiviteit
Een freelancer staat niet altijd tot je beschikking en werkt niet exclusief voor jou. Dat klopt helemaal. Een goed punt om in ogenschouw te nemen is dat producten bijvoorbeeld intellectueel eigendom zijn van de freelancer en niet van jouw bedrijf. Ook als je zelf impulsief bent en zaken het liefst gisteren gedaan hebt, is het onhandig als iemand niet volledig tot je beschikking staat.
Zelf werk ik met week- en maandplanningen, waardoor dit voor mij geen nadeel is. Ook vind ik het juist een voordeel dat een freelancer in meerdere bedrijfskeukens kijkt. Dit voorkomt blinde vlekken, verruimt je kennis en blik en vermeerdert dus juist je waarde.
Nadeel: de freelancer heeft geen commitment
Dit antwoord kreeg ik zelf eens, nadat ik als freelancer op een loondienstfunctie inschreef. En ja, ook ik ken de voorbeelden van ondernemers die elk half jaar iets anders doen. Maar ik weet ook hoe ik er zelf in sta. Loyaliteit is bijvoorbeeld een van mijn kernwaarden. En juist omdat ik de vrijheid heb om weg te gaan, is mijn ja een stuk waardevoller. Het is tenslotte een bewuste keuze om met jou te blijven samenwerken.
Tip: vraag goed door als je hier angstig voor bent. Zo heb ik klanten waarmee ik al bijna 10 jaar samenwerk. Need I say more?
Nadeel: teamontwikkeling
Het vraagt meer organisatie en aandacht om een freelancer als volwaardig teamlid mee te laten draaien. Datzelfde probleem zie je ook al vaak optreden bij parttimers. Ik kan natuurlijk alleen voor mezelf spreken. Maar ik voel me ook écht bij mijn opdrachtgevers betrokken. Hun succes bepaalt tenslotte mijn succes. Ook is mijn ervaring dat als medewerkers het voordeel ervaren van het werk dat ik hen uit handen neem, ze mij al snel als waardevol teamlid beschouwen.
Tip: organiseer een of twee keer per jaar een bijeenkomst waarbij je jouw freelancers ook uitnodigt en besteedt wat extra aandacht aan communicatie.
Nadeel: de freelancer is stukken duurder
Een veelgehoord argument waarbij ik echt mijn twijfels heb. Natuurlijk, als je naar de vergoeding per uur kijkt, is er zeker verschil tussen loondienst en freelancers. Logisch, want freelancers dienen zelf een heleboel te reserveren en te regelen van hun inkomsten. Als je echter alleen naar de vergoeding per uur kijkt, snijd je jezelf lelijk in je vingers.
Denk ook aan dit rijtje als je een vergelijking op kosten maakt. Want naast het basissalaris betaal je als werkgever:
- 8% vakantietoeslag.
- Pensioen en verzekeringen.
- Laptop en telefoon.
- 25 vakantiedagen per jaar (afhankelijk van je cao).
- 35% werkgeverskosten.
- Opleidingsbudget van € 1.000,-.
- Doorbetaling bij afwezigheid (ziekteverzuim, zorgverlof, bijzonder verlof).
- Vervoers- en thuiswerkkosten.
- Personele verplichtingen zoals compensatie transitievergoeding, of werk aanbieden/ondersteunen bij ontslag.
Allemaal kosten die je niet hebt als je met een freelancer samenwerkt. En dan hebben we het nog niet eens over de kosten die je hebt in verband met:
- Administratieve verplichtingen, zoals een personeels- en salarisadministratie.
- Kantoorruimte.
- Kantoormeubilair.
- Wervingskosten.
- Onboarding (dat gaat bij freelancers over het algemeen bovendien een stuk sneller).
- Wervings- of recruiterskosten.
Tip: laat een deskundige een correcte vergelijking maken. Hou ook rekening met de hiervoor benoemde voordelen en zeker ook met het argument hieronder.
Meer minuten in een freelance uur
Als freelancer bereken ik alleen effectieve uren door aan mijn opdrachtgevers. Ga ik even koffie halen? Dan stopt de tijd. Komt er iemand kletsen of gaat de telefoon? Die uren komen niet ten laste van mijn opdrachtgever. Heb ik een offday? Dan werk ik niet voor mijn opdrachtgevers. Dit is zo’n enorm verschil met de effectieve uren die ik in loondienst kon maken. Een freelance uur is een uur zonder onderbrekingen en dus véél waardevoller dan een loondienstuur.
Tip: 60% is een goed vergelijkingspercentage. Daarmee bedoel ik dat een freelancer gemiddeld 36 minuten nodig heeft voor iets wat iemand in loondienst gemiddeld een uur kost. Puur omdat er 100% focus is.
Virtueel assistent inhuren of personeel: de alternatieven
Zeker. Je kunt ook overwegen om een uitzendkracht in te zetten. Vooral als wendbaarheid en flexibiliteit belangrijke argumenten in jouw keuze zijn. Hét grote voordeel van de freelancer ten opzichte van een uitzendkracht is dat je een band opbouwt met een virtueel assistent. Je hebt de mogelijkheid om steeds opnieuw met elkaar samen te werken. Dat voorkomt dat je zaken verschillende keren uit moet leggen en dat levert je tijdwinst op. Bovendien koestert je virtueel assistent jou als klant en profiteer je van het netwerk van de VA.
Payrolling is een goed alternatief als je de financiële risico’s en administratieve verplichtingen wilt beperken. Want natuurlijk kun je boffen. Ook in loondienst was ik een ondernemende medewerker. Kies je echter voor een ondernemer, dan haal je ook alle positieve eigenschappen die bij ondernemen horen in huis. Wat mij betreft een groot voordeel.
Conclusie
Met plezier heb ik mijn overwegingen met je gedeeld. Het is belangrijk dat je de afweging ook voor jezelf maakt. Want niet iedere functie of ieder persoon heeft dezelfde voorkeuren. Heb je andere ervaringen of opvattingen? Ik ben nieuwsgierig! Dus supergaaf als je die met me deelt. Bijvoorbeeld op de LinkedIn pagina van Vlinderss.
Wil je meer weten over (de voordelen van) samenwerken met een virtueel assistent? Blader dan eens door deze blogs of lees de pagina VA-diensten. En wil je Vlinderss beter leren kennen? Schrijf je dan gewoon in op Vlinderss in je mailbox. Kost je niets en je krijgt Freebeess, de nieuwste blogs, aanvullende tips en af en toe een winactie zo in je mailbox. Lekker makkelijk!
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.