Word Wisdom voor tekstschrijvers

Met zo’n miljard wereldwijde gebruikers is de kans groot dat jij ook gebruik maakt van Microsoft Word. Helaas wordt Word vaak gebruikt als een veredelde typemachine. En dat is jammer, want daarmee verlies je tijd. In dit blog deel ik weer 10 snelwegen met je. Dit keer zijn de tips met name handig voor tekstschrijvers. Tip: sla het blog op bij je bladwijzers en probeer de komende weken iedere dag één tip uit.

Een woord verwijderen (met één klik)

Schrijven is schrappen. Dus komt het regelmatig voor dat je bij het nalezen van je tekst een woord of zelfs een hele alinea wilt schrappen. Dat lukt prima met de Backspace toets, of door het deel dat je wilt verwijderen te selecteren en daarna op DEL te drukken. Maar je leest dit voor de snelweg.

Een snellere manier is de CTRL- én Backspace toets ingedrukt te houden. En al die overbodige woorden verdwijnen sneller dan het eendenkroos in je vijver groeit.

🤭Woordje te veel gewist? CTRL + Z maakt je laatste actie ongedaan.

Lorem Ipsum magic | snel een dummytekst

Lorem Ipsum is een dummytekst die je gebruikt om te zien hoe een opmaak er grafisch uitziet. Handig als je bijvoorbeeld een sjabloon ontwerpt of een brochure. Natuurlijk kun je een voorbeeldtekst opzoeken in Google en die dan in je document plakken. Of probeer dit eens en bespaar jezelf dat gedoe. Er zijn twee snelle manieren:

1. Je typt op een lege regel: =lorem (2,4)

Uitleg: de getallen tussen haakjes staan voor het aantal alinea’s. In het voorbeeld dus twee. En het tweede getal is het aantal regels dat de alinea bevat. In het voorbeeld dus 4. Nu vrees ik dat mijn Lorem aan het einde van zijn Latijn is, want hoewel er keurig tekst wordt ingevoerd komt dit niet overeen met het opgegeven aantal alinea’s en regels. Bij jou ook? De tweede optie werkt een stuk nauwkeuriger (en is nog leuker ook). Want je krijgt hierbij als dummy tekst een random Word Helptekst.

• Typ op een lege regel: =rand (2,7).

In beide gevallen wordt de tekst ingevoerd op het moment dat je op enter drukt.

Bekijk de video hieronder.

Een alinea selecteren in drie kliks

Als je aan het schrappen slaat komt het ook regelmatig voor dat je hele alinea’s wilt verplaatsen of verwijderen. De snelste manier om een alinea te selecteren is door ergens in een alinea drie keer te klikken. Of als je met je muis in de linkerkantlijn staat twee keer te klikken.

Als bonus een handig lijstje. Kun je lekker variëren.

In je tekst:

• Woord: dubbelklik op het woord.
• Alinea: trippelklik ergens in de betreffende alinea.
• Zin: CTRL+ klik in de betreffende zin.
• Hele document: CTRL + A (alles).

In de kantlijn:

• Regel: één klik.
• Alinea: dubbelklik.
• Hele document: trippelklik.

Delen selecteren

Deze was ook nieuw voor mij, dus praktisch heb ik het nog niet toegepast. Toch deel ik de tip want wie weet zit jij hier al jaren op te wachten. Behalve van links naar rechts of andersom te selecteren, kun je ook een blok van je tekst selecteren. Bijvoorbeeld het middengedeelte. Je kunt dit dan bijvoorbeeld een andere tekstkleur geven of een andere opmaak. Kan natuurlijk een speels effect geven.

Hoe dan?

Houd de Alt toets ingedrukt terwijl je met je muis de selectie maakt.

Zie video hieronder

Heb jij een professionele praktische toepassing ontdekt? Tof als je die aan me laat weten!

Caps Lock unlocked

Typ je net als ik blind, dan kan het zomaar voorkomen dat je per ongeluk je Caps Lock nog hebt aanstaan.

Ja, je kunt dan via de groep Lettertype in tabblad Start de tekst terugzetten naar alleen kleine letters of zoals in een zin. Superhandig want deze functie kan ook nog:

• Alles een beginhoofdletter geven.
• Of de letters omkeren (hoofdletters worden kleine letters en kleine letters worden hoofdletters).

Wil je alles in kleine letters of zoals in een zin omzetten, dan is je snelste optie Shift + F3.

Selecteer je tekst:

• 1x Shift + F3 = alles in kleine letters.
• 2x Shift + F3 = Hoofdlettergebruik als in een zin.

Leesbaarheidsstatistieken

Als schrijver heb je een belangrijke taak. Je tekst moet lekker leesbaar zijn. Een belangrijke regel voor schrijvers is dat je lange zinnen beperkt, of op zijn minst afwisselt met korte zinnen. Je schrijft natuurlijk actief en verouderd taalgebruik zet jij om in eigentijdse woorden en zinnen.

Met één keer instellen, geeft Word je voortaan overzichtelijke leesbaarheidsstatistieken.

Zo activeer je deze functie.

• In een Wordbestand ga naar je naar de tab Bestand (links naast Start)
• Kies Opties (helemaal onderaan).
• Kies vervolgens Controle.
• Schakel Leesbaarheidsstatstieken in. Dit staat onder het kopje Tijdens Spelling- en grammaticacontrole in Word. 

Handig: klik naast schrijfstijl op instellingen om aan te geven waarop gecontroleerd moet worden.

Gebruik Editor:

De functie zit onder Editor, in de groep Controle van de Tab Controleren. Word laat de editor-score zien na afloop van je spelling- en grammatica controle. En de snelweg voor het oproepen van de editor is F7.

Starten waar je wilt

Stel dat je pas halverwege je pagina en dan ook nog eens in het midden met je tekst wilt starten met je tekst. Grote kans dat jij met een aantal enters en wat tabjes naar die positie toegaat. Al dat geklik hoeft nu niet meer.

Jouw snelweg: dubbelklik op de plaats waar je wilt typen en ga direct aan de gang.

Koppen

Zorg voor een fijne leesbaarheid en eenduidige opmaak met het gebruik van koppen. Je kunt de opmaak van iedere kop tot in detail instellen. Voor één documenten of voor alle documenten. Wil je snel koppen aanbrengen in je teksten? Gebruik dan de sneltoetsen:

• Ctrl + Alt + 1 = Kop 1
• Ctrl + Alt + 2 = Kop 2
• Ctrl + Alt + 3 = Kop 3

Extra fijn: de WordPress-editor herkent de koppen en zet ze om naar een H2 blok.

Navigatiedeelvenster

Nog zo’n heerlijke functie om snel te navigeren bij het redigeren is het navigatiedeelvenster. Dit werkt als een zonnetje als je ook gebruik maakt van stijlen (zie de vorige tip). Dan fiets je namelijk als een Tour-de-France held door een groot document heen.

Je vindt het navigatiedeelvenster onder de tab Beeld in de groep Weergeven. Als je daar de optie aanklikt, verschijnt links op je scherm een overzicht van je kopteksten. Deze optie is superhandig als je een boek schrijft, omdat je vanuit het navigatiedeelvenster snel hele hoofdstukken verplaatst.

Meer weten? Boek een keukentafelsessie en we gaan wat dieper in op het instellen en gebruiken van Stijlen, Inhoudsopgaven & het Navigatiedeelvenster. Kost je € 99,99 en levert je uren tijdwinst op.

Smart Lookup | surfen zonder Word te verlaten

Holy-moly! We zijn alweer bij de 10^e tip. Bij schrijven hoort research. Wil je zoeken op het internet zonder Word te verlaten? Dat kan! Met de functie Smart Lookup. Handig om:

• Te achterhalen wat een woord betekent en een beter synoniem gebruiken.
• Snel een afbeelding toe te voegen (let op auteursrechten).
• Te zoeken in Bestanden of dit bestand. Handig als je wilt linken naar bijvoorbeeld een eerder blog.
• De belangrijkste gerelateerde zoekopdrachten van internet te zien.

Hoe?

• Klik met je rechtermuisknop op het woord of de zin.
• Kies de optie met het loepje ervoor.
• Aan de rechterkant van je scherm opent het zoekgedeelte.

Hongerig naar meer?

• Kijk gerust ook naar de blogs met schrijftips en de blogs met Office tips.
• Ga op onderzoek uit in de Kennisbank Office.
• Shop bij de Freebeess, portemonnee niet nodig.
• Boek een keukentafelsessie Office en neem afscheid van je Word-worstelingen.
• Of wordt een vriendje van Vlinderss en ontvang 1 x per maand op vrijdag om 15:00 heel veel praktische info en tips thuisbezorgd in je mailbox.

Goed idee? Met de knop zo geregeld.

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.