Excel, 5 tips die een glimlach op je gezicht toveren

Mijn liefde voor Excel kwam later dan mijn liefde voor Word. Ik was er namelijk van overtuigd dat het programma een stapje te ver voor me was. Transponeren, draaitabellen en formules vol haakjes, komma’s en punten. Ik raakte er niet echt opgewonden van. Tot Dennis H. bij ons kwam werken. Dennis is als rodium. Een excellente béta pur sang mét het vermogen om dit uit te leggen aan niet béta’s. Daarna durfde ik mijn eigen belemmering -Excel is te abstract voor me- los te laten. En dat stokje geef ik graag door aan jou. Lees en probeer 5 tips die een glimlach op je gezicht toveren.

Tekst doorhalen

Dit gaat heel simpel met de sneltoets Ctrl + 5. Je kunt woorden, zinnen en alinea’s doorhalen.

Zo werkt het:

• Selecteer wat je wilt doorhalen.
• Toets in Ctrl + 5.

Hatsiekidee; er staat een streep door.

Meer opties voor het lettertype zoals super- en subscript vind je bij Cellen Opmaken:

• Tabblad Start, Groep getal, klik op pijltje rechtsonder. Kies de tab Lettertype in het pop-up scherm Cellen Opmaken. 
• Of gebruik sneltoets Ctrl + 1 om Cellen Opmaken te openen. En kies dan de tab Lettertype.

Ben je geen fan van sneltoetsen? Dan vind je de doorhaalfunctie via Ctrl +1 op het tabblad Lettertype. Daar staan onder andere ook de opties super- en subscript en onderstrepen.

Bulletpoints in Excel

Leesbaarheid is ook in Excel fijn. En je hebt vast weleens -zonder resultaat- gezocht naar opsommingstekens. Toch kan dit wel. Je moet er alleen eenmalig wat meer moeite voor doen. Ik vertel het je stap voor stap. En laat de stappen daarna zien in een korte video.

1. In een lege cel kies je voor het invoegen van een symbool. (Tab Invoegen; helemaal op het eind Symbolen. Klik op het driehoekje daaronder en kies symbool).
2. Er opent een nieuw scherm. Belangrijk is dat je zorgt dat het lettertype overeenkomt met het lettertype in je werkmap. Kies bij deelverzameling voor de verzameling waarin het symbool staat. Vaak is dit bij geometrische vormen.
3. Klik het juiste symbool aan en daarna op Invoegen en Sluiten. In je lege cel staat nu het opsommingsteken dat je wilt gebruiken.
4. Gebruik de sneltoets Ctrl + C om het symbool te kopiëren.
5. Open het menu Cellen opmaken celnotaties. Dit gaat het snelst met Ctrl + 1.
6. Kies op de tab Getal de Categorie aangepast.
7. Plak het symbool in het invulvak onder Type. Daarachter een spatie en dan een @.
8. Selecteer de cellen waaraan je het opsommingsteken wilt toevoegen.
9. Kies Ctrl + 1 en wijzig de celnotatie in de optie die je net hebt toegevoegd en tada, daar zijn je opsommingstekens.

Goed om te weten:

• Lukt het kopiëren in aangepast niet? Dan heb je waarschijnlijk niet het juiste lettertype geselecteerd.
• Zolang Excel openstaat kun je deze aangemaakte celnotatie gebruiken. Na het sluiten van Excel moet je het weer opnieuw toevoegen.
• Je kunt op dezelfde manier ook andere symbolen dan het zwarte rondje toevoegen als opsommingsteken.

VAN HOOFDLETTERS naar Hoofdletters

KRIJG JE EEN SHEET AANGELEVERD VOL MET HOOFDLETTERS? Daar wordt niemand blij van. Jij zeker niet als je het verzoek krijgt om het om te zetten naar gewone zinnen. Maar geen zorgen, met deze formule heb je dat zo voor elkaar!

In Word heb je in de groep Lettertype op de tab Start die hele handige functie om tekst om te zetten naar tekst in hoofdletters, kleine letters, begin hoofdletter of als in een zin. Superhandig, maar ja waar zit die knop dan in Excel?!?

Goed nieuws & slecht nieuws. Die knop? Die is er niet. In Excel regel je dat gewoon met een formule. Er is een maar… er is namelijk (nog) geen formule om tekst om te zetten naar “als in een zin”,

Je vindt de formules terug onder Tekst. Hier zijn ze in het kort:

• =BEGINLETTERS: Begint Elk Woord Met Een Hoofdletter
• =KLEINE.LETTERS: zet alle tekst om naar kleine letters
• =HOOFDLETTERS: ZET ALLE TEKST OM NAAR HOOFDLETTERS

Er komt nog een stap bij, want je moet Excel nog laten weten waar de tekst staat die je wilt veranderen. Stel dat de tekst in cel A1 staat, dan is de juiste formule

• =BEGINLETTERS(A1)
• =KLEINE.LETTERS(A1)
• =HOOFDLETTERS(A1)

Na het omzetten kun je de juiste kolom als waarde plakken over de kolom die je wilt vervangen.

Wanneer is deze functie handig?

• De functie =HOOFDLETTERS is erg handig bij postcodes en plaatsnamen.
• De functie =Beginletters is erg handig bij namen.

Inhoud verschillende cellen samenvoegen in één cel

Een van de belangrijkste dingen in Excel is dat je vooraf goed nadenkt welke input je er allemaal uit wilt kunnen halen. Want het is simpel, wat je er niet instopt, kun je er ook niet uithalen. Dat is de reden dat ik voor een naam drie kolommen gebruik: voornaam, voorvoegsel, achternaam.

Want dan kan ik de voornaam gebruiken in de aanhef of bij formele stukken het voorvoegsel met een hoofdletter gevolgd door de achternaam. En in de adressering krijgt het voorvoegsel gewoon een kleine letter. Ook de postcode hak ik daarom in stukjes. Handig als je bulkpost hebt die op postcode gesorteerd moet worden.

Bovendien is het een eitje om de inhoud van cellen samen te voegen als je wel de volledige naam of postcode en woonplaats nodig hebt.

Supersimpel celinhoud samenvoegen in Excel:

1. Ga in de cel staan waar de samenvoeging moet komen.
2. Typ = en wijs met je cursor de eerste cel aan die je wilt combineren.
3. Typ & en gebruik aanhalingstekens met een spatie ertussen om een spatie tussen de twee gegevens toe te voegen.
4. Wijs de volgende cel aan die je wilt combineren.
5. Herhaal deze stappen tot je alles bij elkaar hebt en druk dan op enter.

Voorbeeld:

Stel dat je de inhoud van cel A1, B3 en A5 wilt samenvoegen.
Dan ziet de formule er zo uit: =A1&” “&B3&” “&A5

Nog een keertje samenvoegen met de functie Tekst Samenvoegen

Er is nog een handige manier om cellen samen te voegen. Gebruik deze functie vooral als je ook nog nieuwe informatie wilt toevoegen. Je wilt bijvoorbeeld wel de achternaam gebruiken, maar niet de voornaam. In plaats daarvan wil je bijvoorbeeld de familie uitnodigen. Ook als je een hele reeks van samenvoegingen hebt, werkt deze functie fijner.

• Je vindt de functie terug in het tabblad Formules, Groep Functiebibliotheek, Tekst.

• Wil je een spatie tussen de woorden, voeg dan bij Tekst “ “ in. Of nog makkelijker: zet een spatie in een cel, die je makkelijk kan aanwijzen.
• Demo in de video hieronder.

Liever samen aan de slag met Excel?

Wil je wel sneller leren werken met Excel en vind je het fijn daarin begeleid te worden?

Kijk dan eens of een keukentafelsessie iets voor jou is. Dan gaan we samen een uur online aan de slag met waar jij tegenaan loopt. Bijvoorbeeld een draaitabel of gepersonaliseerde e-mail versturen met Word en Excel. Kijk op je gemak of zo’n keukentafelsessie je aanspreekt. Hier vind je de videopromo van de keukentafelsessie.

Doe het zelf tip: Bezoek de Kennisbank Office of kom eens langs op het YouTube kanaal van Vlinderss

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.