Veel ondernemers zien hun eerste vakantiedag als een soort deadline die gehaald moet worden. Met het zweet op hun voorhoofd en versnelde hartslag sluiten ze dan toch echt – ja schat, ik kom zo ook naar bed – hun computer af om eindelijk van een welverdiende vakantie te genieten. Maar ondertussen spookt er nog van alles door het hoofd: wat kan er mis gaan tijdens jouw afwezigheid?
Het afkicken begint al lekker in het vliegtuig. Niet alleen je telefoon gaat in de vliegtuigmodus, ook jij ontdekt hoe rustig het kan zijn als je even niet bereikbaar bent.
Eenmaal op plaats van bestemming aangekomen, is het eerste wat je doet: vragen naar de WiFi-code. En voor je er erg in hebt, stromen de bliepjes en piepjes weer binnen en ben je weer je mail aan het checken. Volgende keer je telefoon thuislaten of zijn er andere oplossingen?
Kondig je afwezigheid op tijd aan bij je klanten, opdrachtgevers en collega’s
Ik kan het niet vaak genoeg zeggen en toch vinden veel ondernemers het overdreven: stuur ruim op tijd een duidelijke mail met daarin de dagen van je afwezigheid en benadruk vooral wanneer je er wel bent!
De vakantie lijkt nog ver weg maar ik ben alvast 6 weken in mijn agenda aan het blokken zodat ik ook écht vrij kan zijn. Heb je een opdracht bij mij lopen of verwacht je dat je mijn hulp binnenkort nodig hebt?
Dan help ik je graag vóór 15 juli of na 28 augustus. De lopende opdrachten gaan natuurlijk gewoon door.
Ik hoop dat jij ook geniet van een heerlijke zomer!
Afwezigheid melden met out -of -office instelling
Hartstikke handig, die out-of-office instelling van je mailprogramma. Mits de mails goed gebruikt, anders wekken ze alleen maar irritatie bij de ander. Dat is vast niet de bedoeling.
Hier een paar tips:
– De meeste out-of-office replies kun je zo instellen dat deze maar één keer naar dezelfde afzender wordt gestuurd.
– Het is handig om de datums van je afwezigheid al in de onderwerpregel te zetten. Ook als je mail niet wordt gelezen, blijft er wel ‘iets’ hangen bij de ontvanger.
– Denk eens na over een vriendelijke afwezigheidsmelding. In veel out-of-office replies is de normaal zo vriendelijke toon van de afzender, nergens te bekennen.
Gebruik je out-of-office reply alleen voor je vakantie en zeker niet bij elk moment dat je even niet in de gelegenheid bent om te antwoorden. Werk je parttime of alleen op bepaalde dagen of uren op kantoor? Zet dat dan liever standaard in al je mails bij je handtekening.
Doorsturen van je mail naar je vervanger
In je out of office reply, kun je het e-mailadres van je vervanger zetten – als je die hebt. Maar je kunt ook al je mail automatisch door laten sturen naar iemand anders. Hij of zij kan dan jouw mail scannen en een selectie voor je maken:
– een afwezigheid melding sturen en de mail bewaren;
– de mail beantwoorden of de afzender bellen;
– de mail aan jou doorsturen bij dringende zaken.
Natuurlijk bespreek je van tevoren wat wel en niet dringend is. De aanvraag van een grote offerte wil je misschien toch even zelf afhandelen vanuit je strandstoel, zodat je na je vakantie meteen weer aan de slag kunt 😉
Outlook of Mail: je mailassistent tijdens je afwezigheid
Wist je dat je door het instellen van regels al veel werk uit handen kunt laten nemen door je mailprogramma? Door gebruik te maken van regels kun je mail van bepaalde afzenders direct naar een eigen map laten verplaatsen (ja, zelfs naar de prullenmand). Bij thuiskomst hoef je dan niet eerst een heleboel te sorteren maar begin je met een geordende mailbox. Relaxed!
De post
En dan hebben we ook nog de goede oude brievenbus die nog steeds dienst doet voor old school drukwerk. Grappig hoe dingen zijn veranderd nu alles meer en meer is gedigitaliseerd. Iets wat met de post komt, lijkt minder urgent te zijn. Maar soms heb je post die absoluut verwerkt moet worden voor een bepaald tijdstip. Of pakketten die in ontvangst genomen moeten worden.
Post.nl heeft een oplossing om een uitpuilende brievenbus te voorkomen bij thuiskomst: de Zakelijke Bewaarservice. Voor 34 euro bewaart Post.nl de op jouw naam geadresseerde post 2 weken. Is er iemand die je zaken waarneemt tijdens jouw afwezigheid? Dan kun je beter gebruikmaken van de Doorzendservice.
Post, mail en telefoon over laten nemen tijdens afwezigheid
Stel je nou toch even voor, dat je vakantie is begonnen.
Het afkicken begint al lekker in het vliegtuig. Niet alleen je telefoon gaat in de vliegtuigmodus, ook jij ontdekt hoe rustig het kan zijn als je even niet bereikbaar bent.
Je sluit je ogen en besluit je telefoon de rest van de vakantie helemaal uit te zetten. Gewoon omdat het kan. Want jij hebt je afwezigheid het goed geregeld: je hebt iemand die je post, mail én zakelijk telefoontjes tijdelijk en professioneel voor je overneemt.
Gelukkig heb je je telefoon nog niet uitgezet want je hoeft daarvoor slechts één telefoontje te plegen: 06- 21 95 25 03. Tot zo!
PS Mailen kan nu al. Een (telefonische) afspraak weer vanaf 4 juli 2017. Nog ruimschoots op tijd voor jouw vakantie toch? Fijne zomer!
Photo Credits: pexels en Canva Pro
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
