Hoewel ik in de auto snelwegen het liefst vermijd, ben ik tijdens mijn werk altijd op zoek naar de snelle weg. Er zitten tenslotte maar 24 uren in een dag en ik heb altijd wel voor 32 uur ideeën en plannen.
Jij ook? Mooi, want deze keer deel ik Excel tips met je, waarmee je tijd bespaart. Met natuurlijk ook een handige zo-doe-je-dat-video per tip.
Inhoudsopgave
Meerdere werkbladen tegelijk op je beeldscherm
In Excel orden je gegevens vaak door ze in verschillende werkbladen op te nemen. Als je gaat analyseren kan het handig zijn om meerdere werkbladen tegelijk open te hebben. Zodat je bijvoorbeeld gelijk het gevolg van een wijziging kunt zien.
Dat gaat eenvoudig met deze stappen:
- Ga naar de tab Beeld.
- Klik in de groep Venster op Nieuw Venster. In de titelbalk lees je nu de aanduiding (2) achter de bestandsnaam.
- Klik daarna (ook in de groep Venster) op Alle Vensters en bepaal hoe je de werkbladen wil weergeven.
💡Werk je met twee schermen, zet dan een van de geopende werkbladen op je andere scherm.
Unieke lijst
Stel je hebt een personeelsoverzicht gemaakt waarin je alle namen, voornamen en afdelingen hebt opgenomen. Nu wil je daaruit een overzicht van alle afdelingen destilleren. Dat doe je makkelijk met het Uitgebreid Filter. Deze functie is ook handig om te controleren of je de namen wel eenduidig hebt gebruikt. Dus niet de ene keer Interne Zaken en een volgende keer IZ.
Hoe doe je het?
- Ga naar de tab Gegevens, groep Sorteren en Filteren.
- Klik op Geavanceerd. In een Pop-up scherm opent het Uitgebreid Filter.
- Bij Actie kies je voor Kopiëren naar andere locatie.
- Bij Lijstbereik vul je de kolom met data in, bijvoorbeeld $C$1: $C$211.
- Bij Kopiëren naar vul je de locatie in waar je de lijst wilt hebben, bijvoorbeeld $F$1
- En klik aan: Unieke records.
- Bevestig met OK.
Tada! Jouw lijst met unieke records staat op de plaats die je hebt opgegeven. Magisch toch? 🦄
💡Het Uitgebreid filter is ook erg handig als je met geavanceerde criteria wilt filteren. Lees de helptekst van Office maar eens door om een beetje een beeld te krijgen van wat allemaal mogelijk is.
Verhoog je typsnelheid enorm met autocorrectie
Stel dat je in je Excel meerdere malen enorm lange woorden moet invoeren. Je werkt bijvoorbeeld in de GGZ en typt met enige regelmaat het woord Meervoudige persoonlijkheidsstoornis of chronische-vermoeidheidssyndroom. Geweldig voor Scrabble of WordFeud, maar in je werk krijg je er blauwe vingers van.
Jij niet, want jij gebruikt de autocorrectie slim. En jippiejajee; je wijzigingen werken vervolgens in alle Office Programma’s. Dus ook in Word en Outlook.
Zo doe je dat stap voor stap:
- Klik op Bestand.
- Scrol naar Opties.
- Kies Controle.
- Klik bij AutoCorrectie-opties op de knop AutoCorrectie-opties.
- Zet in het blok onder Vervangen je afkorting, bijvoorbeeld MPS of CVS.
- In het blok onder Door typ je -voor de laatste keer- de woorden volledig.
- Klik op Toevoegen.
- Bevestig met OK.
Vanaf nu wijzigt Office jouw gekozen afkorting of woord in het woord dat je hebt opgegeven. Kies je afkorting wel zorgvuldig, want deze wordt altijd vervangen door wat je hebt gevraagd. Tenzij je auto-correctie uitzet of het woord uit je lijst verwijderd.
💡Dit werkt ook prima voor lange namen van ondertekenaars. Of voor woorden die je vaak fout typt.
Overtypen? Take a picture
In de presentatie wordt een gegevensbestand getoond, dat jij bijvoorbeeld ook nodig hebt in je notulen. Je kunt natuurlijk de gegevens overtypen. Of… je maakt een foto (of screenshot) van het bestand. De stappen zijn dan:
- Ga naar het Tabblad gegevens, Groep gegevens ophalen en transformeren.
- Kies voor Uit Afbeelding. Aan de rechterkant van je scherm wordt het bestand voorbereid. Bij twijfel geeft Excel aan dat je de invoer moet controleren.
- Doe dat (bevestig of pas aan).
En in no time heb jij de gegevens in een nieuw Excel bestand.
Let op: deze functie werkt niet altijd even prettig. Omdat je het echter snel kunt proberen én omdat ik verwacht dat de resultaten steeds beter zullen worden is het de moeite waard dat je de functie kent. Overtypen kan altijd nog 😊.
Snel overzicht
Soms heb je kolommen in Excel nodig om bepaalde berekeningen te maken. Echter, in je overzicht zijn die kolommen ballast en wil je alleen het resultaat zien. Dat maakt het overzicht beter leesbaar. Dat krijg je snel voor elkaar met de functie: Kolommen verbergen.
Zo doe je dat:
- Selecteer de kolom die je wil verbergen door op de kolomkop te klikken.
- Rechtsklik.
- Kies in het snelmenu: Verbergen.
Je herkent een verborgen kolom aan de twee dunne streepjes die in de kolomrij staan.
Wil je de kolom weer zichtbaar maken?
- Selecteer dan de naastliggende kolommen links en rechts.
- Rechtsklik.
- Kies in het snelmenu: Zichtbaar maken.
Smaakt naar meer?
Snuffel eens rond op de kennisbank Office en ontdek véél handigheidjes. Of kijk naar de categorie Office voor verschillende blogartikelen over Office. Nog niet snel genoeg voor je? Of werkt het voor jou beter om samen nieuwe dingen uit te vinden? Kijk dan eens of een keukentafelsessie Microsoft iets voor jou is.
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
