Microsoft Word heeft ruim een miljard gebruikers. En de meeste van hen gebruiken het als een dure typemachine. Dat is zonde, want Word zit vol met functies die je als tekstschrijver uren werk schelen. In dit blog deel ik 10 Word-tips die speciaal handig zijn als je schrijft, redigeert of werkt aan grotere documenten.
Tip: sla het blog op bij je bladwijzers en probeer de komende weken iedere dag één tip uit.
Inhoudsopgave
- Een woord verwijderen (met één klik)
- Lorem Ipsum magic | snel een dummytekst
- Een alinea selecteren in drie kliks
- Delen selecteren
- Caps Lock unlocked
- Leesbaarheidsstatistieken & controles
- Starten waar je wilt
- Koppen
- Navigatiedeelvenster
- Smart Lookup | surfen zonder Word te verlaten
- Hongerig naar meer tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering?
Een woord verwijderen (met één klik)
Schrijven is schrappen. Dus komt het regelmatig voor dat je bij het nalezen van je tekst een woord of zelfs een hele alinea wilt schrappen. Dat lukt prima met de Backspace-toets, of door het deel dat je wilt verwijderen te selecteren en daarna op DEL te drukken.
Een snellere manier is de CTRL- én Backspacetoets ingedrukt te houden. En al die overbodige woorden verdwijnen sneller dan het eendenkroos in je vijver groeit. 🤭 Woordje te veel gewist? CTRL + Z maakt je laatste actie ongedaan.
Lorem Ipsum magic | snel een dummytekst
Lorem Ipsum is een dummytekst die je gebruikt om te zien hoe een opmaak er grafisch uitziet. Handig als je bijvoorbeeld een sjabloon ontwerpt of een brochure. Natuurlijk kun je een voorbeeldtekst opzoeken in Google en die dan in je document plakken. Of probeer dit eens en bespaar jezelf dat gedoe.
Er zijn twee snelle manieren:
- Typ op een lege regel: =lorem (2,4)
Uitleg: de getallen tussen haakjes staan voor het aantal alinea’s en zinnen per alinea. Al wijkt Word daar in de praktijk wel wat vanaf. De tweede optie werkt nauwkeuriger en is nog leuker. Hiermee krijg je namelijk een random Word-helptekst als dummytekst.
- Typ op een lege regel: =rand (2,4).
In beide gevallen wordt de tekst ingevoerd op het moment dat je op enter drukt.
Een alinea selecteren in drie kliks
Als je aan het schrappen slaat, wil je regelmatig hele alinea’s verplaatsen of verwijderen. De snelste manier om een alinea te selecteren is door ergens in een alinea drie keer te klikken. Of klik twee keer, als je met je muis in de linkerkantlijn staat.
Handig kliklijstje:
In je tekst:
- Woord: dubbelklik op het woord.
- Alinea: drievoudig klikken ergens in de betreffende alinea.
- Zin: CTRL+ klik in de betreffende zin.
- Hele document: CTRL + A (alles).
In de kantlijn:
- Regel: één klik.
- Alinea: dubbelklik.
- Hele document: drievoudig klikken.
Delen selecteren
Deze was nieuw voor mij. Tot op heden heb ik de behoefte niet gehad, maar misschien zit jij er wel op te wachten. Je kunt ook een blok van je tekst selecteren. Bijvoorbeeld het middengedeelte. Je kunt dit dan bijvoorbeeld een andere tekstkleur geven of een andere opmaak. Kan best een leuk effect geven.
Uitproberen?
Houd de Alt-toets ingedrukt terwijl je met je muis de selectie maakt.
Caps Lock unlocked
Typ je net als ik blind, dan overkomt het jou ook vast dat je je Caps Lock nog hebt aanstaan. Gelukkig kun je dan via de groep Lettertype in tabblad Start de tekst terugzetten naar alleen kleine letters of zoals in een zin.
Ook handig:
- Alles een beginhoofdletter geven.
- Of de letters omkeren (hoofdletters worden kleine letters en kleine letters worden hoofdletters).
Wil je alles in kleine letters of zoals in een zin omzetten, dan is je snelste optie Shift + F3.
Selecteer je tekst:
- 1 keer Shift + F3 = alles in kleine letters.
- 2 keer Shift + F3 = Hoofdlettergebruik als in een zin.
Leesbaarheidsstatistieken & controles
Als schrijver heb je een belangrijke taak. Je tekst moet lekker leesbaar zijn. Met één keer instellen, geeft Word je voortaan overzichtelijke leesbaarheidsstatistieken.
Zo activeer je deze functie.
- In een Wordbestand ga je naar de tab Bestand (links naast Start)
- Kies Opties (helemaal onderaan).
- Kies vervolgens Controle.
- Schakel Leesbaarheidsstatstieken in. Dit staat onder het kopje “Tijdens Spelling- en grammaticacontrole in Word”.
Kies tussen Grammatica of Grammatica & Verfijningen. En met instellingen geef je aan waarop gecontroleerd moet worden.
Gebruik Editor:
De functie zit onder Editor, in de groep Controle van de Tab Controleren. Word laat de editor-score zien na afloop van je spelling- en grammaticacontrole. Sneltoets voor het oproepen van de editor is F7.
Starten waar je wilt
Stel dat je pas halverwege je pagina en dan ook nog eens in het midden van de regel wil starten met schrijven. Grote kans dat je met een aantal enters en misschien wat tabjes naar die positie toegaat. Al dat geklik hoeft nu niet meer. Veel sneller is: dubbelklik op de plaats waar je wilt typen en ga direct aan de gang.
Koppen
Niet alleen je woorden zorgen voor een lekkere leesbaarheid. Ook de opmaak van je tekst. Creëer rust door een eenduidige opmaak met het gebruik van koppen. Je kunt de opmaak van iedere kop tot in detail instellen. Voor één document of voor alle documenten. Wil je snel koppen aanbrengen in je teksten? Gebruik dan de sneltoetsen:
- Ctrl + Alt + 1 = Kop 1
- Ctrl + Alt + 2 = Kop 2
- Ctrl + Alt + 3 = Kop 3
Extra fijn: de WordPress-editor herkent de koppen en zet ze om naar een H2-blok.
Werk je vaker met Word-documenten en loop je regelmatig aan tegen opmaakproblemen?
Dan is mijn blog ‘Opmaakfouten in Word; de oplossingen’ een fijne aanvulling op deze tips.
Navigatiedeelvenster
Voor snel navigeren tijdens het redigeren is het navigatiedeelvenster goud waard. Dit werkt als een zonnetje als je ook gebruikmaakt van stijlen (zie de vorige tip). Dan fiets je namelijk als een Tour-de-France held door een groot document heen.
Je vindt het navigatiedeelvenster onder de tab Beeld in de groep Weergeven. Als je daar de optie aanklikt, verschijnt links op je scherm een overzicht van je kopteksten. Deze optie is superhandig als je een boek schrijft, omdat je vanuit het navigatiedeelvenster snel hele hoofdstukken verplaatst. Lotty ontdekte dit tijdens een keukentafelsessie.
Ben je geïnteresseerd in uren tijdwinst? Dan is een keukentafelsessie Office een goed idee. Gaan we samen wat dieper in op het instellen en gebruiken van Stijlen, Inhoudsopgaven en het Navigatiedeelvenster.
Smart Lookup | surfen zonder Word te verlaten
Bij schrijven hoort research. Met de functie Smart Lookup zoek je op internet zonder Word te verlaten. Handig om:
- Te achterhalen wat een woord betekent en een beter synoniem gebruiken.
- Snel een afbeelding toe te voegen (let op auteursrechten).
- Te zoeken in Bestanden of dit bestand. Handig als je wilt linken naar bijvoorbeeld een eerder blog.
- De belangrijkste gerelateerde zoekopdrachten van internet te zien.
Hoe?
- Klik met je rechtermuisknop op het woord of de zin.
- Kies de optie met het loepje ervoor.
- Aan de rechterkant van je scherm opent het zoekgedeelte.
Hongerig naar meer tijdsbesparing en kwaliteitsverbetering?
- Kijk gerust naar de blogs met schrijftips en de blogs met Office-tips.
- Ga op onderzoek uit in de Kennisbank Office.
- Shop bij de Freebeess, portemonnee niet nodig.
- Boek een keukentafelsessie Office en neem afscheid van je Word-worstelingen.
- Of word een vriendje van Vlinderss en ontvang 1 keer per maand op vrijdag om 15:00 heel veel praktische info en tips in je mailbox.
Goed idee? Met de knop zo geregeld.
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
