Hoor jij bij de 65% van de Nederlandse beroepsbevolking die niet blind kan typen? Dan ga je glunderen van deze Pro Word tips. Daar kan ik zelfs met mijn 10 vingers blind niet tegenop. Want in een document meerdere keren hetzelfde typen is zo 2023. Met deze tips verhoog je je productiviteit en typsnelheid enorm.
Tijd besparen met:
1. Autocorrectie slim gebruiken
Stel je bent een bedrijf in Gasselterboerveenschemond (Drente). Stop met steeds opnieuw deze 25 tekens te voeren. Laat je autocorrectie een zelfverzonnen afkorting zoals “gbvs” veranderen in Gasselterboerveenschemond. Dat scheelt je 21 tekens per keer. In de video ontdek je hoe je dit doet.
2. Klembord
Wist je dat Office alles wat je kopieert of knipt, opslaat op je klembord? Zowel tekst, afbeeldingen en URL’s. Gebruik het klembord als je gegevens vaker in een document terugkomen. Goed te weten: het klembord werkt programmaoverstijgend. Dus kopieer je iets in Word? Dan staat het ook in Excel op je klembord.
Naast het klembord in de Office-suite heeft ook Windows een klembord. Het grote voordeel van dit klembord is dat je hier items op kunt vastpinnen. Want beide klemborden worden leeggemaakt als je je sessie beëindigd. De gepinde items blijven echter bewaard. Bovendien verzamelt het ook items buiten de Office-suite en heeft het Windows klembord synchronisatiemogelijkheden.
📋 Waar vind je de klemborden?
Klembord Office-suite:
In de tab Start | Groep Klembord. Open het Klembord door op het pijltje in de hoek te klikken. Onderaan vind je verschillende opties.
Klembord Windows:
Windows toets + V activeert je klembord. Zo roep je ook je bewaarde items op. Klik op de punaise om items vast te pinnen en te bewaren.
3. Snelonderdelen (of bouwstenen)
Werk je regelmatig met dezelfde teksten of elementen? Voorkom herhalingen met Snelonderdelen; ook wel bouwstenen genoemd. Denk aan een disclaimer, productbeschrijving of een opsomming van je USP’s.
Maken snelonderdeel
- Selecteer je tekst of het element.
- Ga naar het tabblad Invoegen.
- Klik op Snelonderdelen.
- Kies Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen.
- Vul de naam in, eventueel overige velden en klik op OK.
Invoegen snelonderdeel
- Ga op de plaats staan waar je het Snelonderdeel wilt invoegen.
- Ga naar tabblad Invoegen.
- Klik op Snelonderdelen.
- Kies het gewenste Snelonderdeel uit de lijst.
Wijzigen (eigenschappen)
- Ga naar tabblad Invoegen.
- Selecteer het Snelonderdeel.
- Kies Eigenschappen bewerken.
Wijzigen tekst
- Voeg eerst je Snelonderdeel in op een pagina.
- Pas de gewenste wijzigingen toe.
- Kies opslaan als en gebruik dezelfde naam.
- Beantwoord de vraag “bestaande Snelonderdeel vervangen?” met “ja”.
4. Bladwijzer
Charlotte typte in haar offertes op verschillende plaatsen dezelfde gegevens. Zo herhaalde ze de contactgegevens, de naam van de training, en haar refertenummer. Ik maakte voor haar een sjabloon met behulp van deze methode. En daarmee bespaart ze niet alleen tijd, ze voorkomt ook nog typfouten en is consistent in haar schrijfwijze.
In een offerte komen dezelfde gegevens op verschillende plaatsen terug. En zo heb je als ondernemer wel meer documenten met herhalingen.
Met het instellen van een bladwijzer gecombineerd met een REF-veld, typ je maar één keer hetzelfde.
Maken van de bladwijzer
- Typ de inhoud of ga naar een plaats in het bestand waar de tekst staat.
- Selecteer de tekst.
- Ga naar het tabblad Invoegen.
- Klik op Bladwijzer in de groep Koppelingen.
- Geef de Bladwijzer een naam. Let op, hier mogen geen spaties inzitten.
- Klik op Toevoegen.
Herhalen van de inhoud van de bladwijzer
- Ga naar de plek waar je de tekst van de bladwijzer wilt herhalen.
- Klik op het tabblad Invoegen en kies Veld. Dit zit een beetje verstopt in de groep tekst, onder Snelonderdelen.
- Kies in het dialoogvenster van Veld voor REF.
- Kies de bladwijzernaam en klik op OK.
5. Autotekst
Autotekst lijkt op Snelonderdelen, maar heeft een andere toepassing. Dus wanneer gebruik je wat?
Kies AutoTekst:
- Voor het invoegen van korte en frequente tekstfragmenten.
Bijvoorbeeld: je naam voluit, een informele afsluiting of een formele afsluiting.
Kies Snelonderdelen:
- Voor langere of complexe inhoud (bijvoorbeeld, tekst, tabellen en afbeeldingen).
- Voor meer controle op de opmaak en organisatie van je herbruikbare inhoud.
Maken
- Selecteer je tekst.
- Ga naar het tabblad invoegen.
- Klik op Snelonderdelen.
- Kies Autotekst.
- Kies Selectie opslaan in galerie AutoTekst.
- Vul de naam in en klik op OK.
Herhalen
- Typ de eerste letters van de naam van je Autotekst.
- Druk op F3.
In een uurtje honderd uren werk besparen?
Handig hé, die tips? Maar gebruik je ze ook of verdwijnen ze in de map “later”? Wil je echt efficiënter werken, boek dan een keukentafelsessie Office in. Dan gaan we samen aan de slag en stel je gelijk al je vragen. Slim zo’n investering, want een tijdsbesparing van 5 minuten per dag levert op jaarbasis ruim twee extra dagen op. Jaar in, jaar uit.
Tekstschrijver? Dan is Word Wisdom voor tekstschrijvers ook interessant voor jou.
Meer gratis Office tips? Bezoek de Kennisbank Office
Fotocredits: Canva Pro bewerkt en icoon via icon-icons.com
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
