Wacht je op antwoord? Zo regel je dat in Outlook

Wacht je op antwoord? Zo regel je dat in Outlook

Een van de dingen die makkelijk fout gaat, is als de bal niet meer bij jou maar bij je klant of collega ligt. Dus hoe voorkom je nu dat je zaken uit het oog verliest, zonder daar een uitvoerige administratie voor bij te hoeven houden? Dat regel je met een slimme truc in Outlook. Ontdek hoe jouw handtekening “goud” waard is.

Stuur een effectieve email outlook

Herkenbaar?

Je werkt samen met een klant of collega aan een project. De taken zijn verdeeld en de deadlines zijn helder. Je hebt jouw taak keurig in Trello genoteerd, of in het systeem dat jij daarvoor gebruikt. Het eerste deel van jouw taak is het achterhalen van bepaalde informatie.

Dus stuur je een effectieve e-mail.

  • Lekker kort en bondig.
  • Eén onderwerp.
  • Gewenste deadline zowel in de onderwerpregel als in de e-mail zelf.
  • Uitnodiging om als voorgestelde planning niet haalbaar is een nieuwe datum te communiceren.

Je deadline heb je zo gesteld, dat jij nog voldoende tijd hebt om de rest van je taak uit te voeren nadat je de gegevens hebt ontvangen. En nu ligt het dus even niet meer in jouw handen. Dat zijn momenten waar ik het altijd een beetje warm van krijg. Na zelf in het verleden enkele keren mijn neus te hebben gestoten, bedacht ik de volgende slimme move.

Wachten Op Handtekening Outlook

Ontdek de speciale Wachten Op Handtekening (WOH!)

Codeer je standaard handtekening door er de tekst [wachtenop] aan toe te voegen. Dit regeltje voeg je helemaal aan het einde toe. Dubbelcheck even of je het goed hebt getypt. Gelukt? Mooi, maak de codering nu onzichtbaar door de tekstkleur naar wit te wijzigen. Of als je werkt met een gekleurde achtergrond in je handtekening, naar de achtergrondkleur.

Geef je handtekening de naam WOH. De sneltoets voor het invoegen van een handtekening is Alt + NNH.

Wachten Op Map Outlook

Maak een Wachten Op Map

De volgende stap is dat je een map aanmaakt, waar deze e-mails automatisch in worden opgeborgen. Ik werk zelf met 4 hoofdmappen: 1 Actie, 2 Klanten, 3 Wachten Op en 4 Ooit. Met die vier mappen sluit ik iedere avond -nou ja, bijna iedere avond- af met een lege inbox. Wil je meer over dat systeem weten? Bofbips: het e-book E-mail de Baas is een kosteloze download.

Wachten Op Regel outlook

Maak een Wachten Op Regel

Je laatste stap is het instellen van een regel, die de-mails met de WOH handtekening rechtstreeks in de WO-map opslaat. Hoe dat werkt lees je in het blog: Regels in Outlook, zo geregeld. Gebruik de volgende argumenten voor je regel: “hoofdtekst bevat” en “verplaatsen naar”.

Check Wachten Op Mail Outlook

Check een keer per week je Wachten Op-map

Maak er een gewoonte van om bij het opstellen van je weekplanning je Wachten Op-map te checken. Komt de gevraagde informatie niet op de afgesproken dag binnen? Pak de telefoon en informeer waar je gegevens blijven. Leg gelijk uit welke consequenties dit heeft voor jouw planning.

Handige toepassingen van je handtekening Outlook

TIP! Andere handige toepassingen van je handtekening:

Een van de voordelen van je handtekening is, dat deze snel en makkelijk is in te voegen. Het toevoegen van een codering om een regel te kunnen maken is één van de handige toepassingen van je handtekening in Outlook. Daarnaast kun je ook veelgebruikte alinea’s of teksten als “handtekening” opslaan. Die voeg je dan voortaan met één klik in.

En vergeet zeker niet:

  • De inschrijflink naar je nieuwsbrief toe te voegen.
  • Komende events of speciale aanbiedingen in je handtekening op te nemen.
Aan de slag met Outlook

Aan de slag met Outlook?

Wil je meer weten over handige toepassingen van Outlook? Check de blogcategorie: Office. Geen zin om te lezen? Overweeg dan eens een virtuele keukentafelsessie van één uur. Je investering bedraagt € 98,- en de sessie is vraag gestuurd. Jij bepaalt wat je wilt leren. Gebruik het contactformulier op de website om jouw sessie aan te vragen.

Ik look er naar out om samen met je aan de slag te gaan.