Yep, ik ben een Office fan. Natuurlijk heb ik ook een Mac, want veel van mijn klanten vinden dat fijner werken. Maar ik werk voornamelijk op een Windows laptop met Office 365. Voor mijn e-mail en agenda gebruik ik voorwaardelijke opmaak in Outlook in combinatie met Trello.
Afspraken gaan in de Outlook agenda en taken in Trello. Uiteraard zijn deze aan elkaar gekoppeld, zodat ik in een oogopslag mijn weekvoorraad zie. Vandaag gaan we spelen met de voorwaardelijke opmaak in Outlook. Dat is zoiets als kleuren zonder potlood en brengt automatisch overzicht in je mailbox.
Wat is voorwaardelijke opmaak?
Voorwaardelijke opmaak zorgt ervoor dat berichten die aan bepaalde voorwaarden voldoen met een andere opmaak in je e-mailoverzicht worden weergegeven. Bijvoorbeeld in een andere kleur, of in een ander lettertype. Dat maakt ze in een oogopslag herkenbaar.
Het voordeel van voorwaardelijke opmaak
Door voorwaardelijke opmaak slim in te zetten, stel je makkelijker prioriteiten. Je mailbox wordt een stuk overzichtelijker. Trouwens, als je moeite hebt om je mailbox de baas te blijven, is de freebee E-mail de baas ook de moeite waard.
Handige toepassing: maak cc-tjes herkenbaar
De afzender van de e-mail heeft ingeschat dat deze informatie ook voor jou waardevol is, echter er wordt geen actie van jou verwacht. Het is natuurlijk fijn als deze e-mails herkenbaar in je maillijst staan. Je kunt dan bijvoorbeeld op het einde van de dag deze cc-tjes in één keer doornemen.
Zo regel je jouw voorwaardelijke opmaak: stappenplan
Stap 1: Klik op Beeld.
Stap 2: Klik op Weergave Instellingen.
Het scherm Geavanceerde weergave-instellingen: Compact verschijnt.
Stap 3. Kies voorwaardelijke opmaak. Het scherm voorwaardelijke opmaak verschijnt.
Stap 4. Kies Toevoegen
Stap 5. Geef de regel een herkenbare naam. Ik noem hem: CC.
Stap 6. Klik op Lettertype en geef aan hoe je de opmaak wilt weergeven in je mailbox. Ik kies voor Paars. De tekenstijl (vet, cursief etc.) laat ik ongewijzigd en ook de Punten (lettergrootte) laat ik op normaal staan. Je kunt natuurlijk dit invullen zoals jij de berichten graag ziet. Alles naar jouw zin ingesteld? Bevestig met OK.
Stap 7. Nu moeten we de voorwaarde nog instellen. Klik op voorwaarde. Het scherm Filter verschijnt.
Stap 8. Vink aan: Ik ben: en kies met het driehoekje voor een van meerdere personen op de regel CC. Do’nt worry; ook als jij alleen op de CC regel staat, werkt het. Bevestig met OK. En bevestig ook het volgende scherm met OK.
Stap 9. Je bent weer terug op het scherm Geavanceerde weergave-instellingen: Compact. Als je nu weer dezelfde stappen herhaalt, zie je dat je regel CC aan de lijst is toegevoegd.
You did it! Vanaf nu verschijnen alle e-mails waarin ik op CC vermeld sta in het paars in mijn overzicht.
Zo regel je jouw voorwaardelijke opmaak: instructievideo
Andere handige toepassingen van voorwaardelijke opmaak
Het is ook mogelijk om e-mails met een bepaald woord in het onderwerp een andere kleur mee te geven. Dit kan handig zijn als je tegen de deadline van een project aanzit. Ook kun je een afwijkende opmaak toekennen aan berichten die van een bepaalde persoon afkomstig zijn.
Voorwaardelijke opmaak in je agenda
Deze functie zit ook in je Outlook agenda. Ik zie het in planningen vaak fout gaan omdat aan een afspraak geen voorbereidings- en afwerktijd wordt gekoppeld. Ook de reistijd kan handig zijn om in een andere kleur te vermelden. En als je agenda’s deelt is een afwijkende kleur voor een privé-afspraak natuurlijk ook handig.
Je krijgt dan dit effect:
Instructievideo
Check de video en volg de stappen om voorwaardelijke opmaak in je agenda toe te passen.
Samengevat
Voorwaardelijke opmaak in Outlook helpt overzicht in je e-mail en je agenda aan te brengen. Wees bescheiden, want als je teveel verschillende opmaken gebruikt is het overzicht waar je naar verlangt ver te zoeken.
Onderzoek wat jouw valkuilen zijn bij planning en kijk of je voorwaardelijke opmaak kunt inzetten om die valkuilen minder diep te maken.
Nu ben je natuurlijk nog hartstikke benieuwd hoe de afspraak met Linda is gegaan…
Wil je op de hoogte blijven…
… en handige tips ontvangen? Abonneer je dan op Vlinderss in je mailbox. Die vliegen één keer per maand je mailbox binnen. Ontvang een vrolijke e-mail vol tips om je ondernemend en werkzame leven een stuk eenvoudiger te maken.
PS Behoefte aan uitleg over Office?
Kijk eens bij opdrachtaanvraag workshop op maat.
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
