Timemanagement: verander gewoontes

Word jij ook zo moe als je aan timemanagement denkt? Bij timemanagement denk je al snel aan nog meer doen in minder tijd. Maar die definitie is de afgelopen jaren gelukkig enorm veranderd. Het draait niet langer om meer gedaan te krijgen, maar om de juiste dingen te doen. Die zaken die waarde toevoegen aan je bedrijf en voor je klanten.

En als je het zo bekijkt gaat timemanagement vooral om het ontwikkelen van het juiste gedrag en goede gewoontes om je doelen te bereiken. En het liefst zo relaxt mogelijk! Laten we het dus vooral niet moeilijker maken dan het is. Ik ben namelijk een fervent voorstander van het KISS-principe (Keep It Simpel Stupid).

Vijf tips om je gewoontes te veranderen

In dit eerste blog geef ik je vijf tips over hoe jij je gewoontes aanpast. En ga jezelf nu niet ‘dwingen’ om alle tips op te volgen. Jij bepaalt wat voor jou werkt. In het tweede deel zoom ik in op gedrag en meer specifiek de thema’s samenwerken, delegeren, uitstelgedrag, routines én ontspannen. So, stay tuned!

1. De juiste mindset

Genieten heeft in deze coronatijd een andere betekenis gekregen. Het lijkt wel alsof we alleen nog stilstaan bij NIET. Terwijl het vooral effectief is om te werken aan een positieve mindset en te focussen op wat wél goed gaat. Grenzen tussen werk en privé zijn vager geworden en de aanhoudende Zoom-meetings zorgen steeds vaker voor een ietwat depri mood. Aandacht geven aan een positieve mindset is dus geen overbodige luxe.

‘Een gedachte is niet wie je bent, het is slechts een gedachte. Je kiest zelf om hier aandacht aan te geven. Of niet. Delete bewust de gedachten waar je niets mee wilt doen.’

Hersengymnastiek voor een positieve mindset

Merk een negatieve gedachte op. Hoe meer je bewust bent van je gedachten, hoe meer je je gedachten en emoties kunt sturen.
Bij het opmerken van een negatieve gedachte stel je jezelf de vraag of het waar is. Draagt dit bij aan wie je wilt zijn? Helpt de gedachte je verder? Nee? Deleten die handel.
Zoek een persoonlijke mantra die je minstens tien keer na elkaar opzegt. Herhaal dit drie keer per dag voor jezelf. Zorg wel voor positieve formulering. Dus niet: vandaag zit er niets tegen, Wel: vandaag wordt een leuke dag!
Koppel je mantra aan dagelijkse activiteiten. Denk er aan in de ochtend tijdens het tandenpoetsen, ’s middags tijdens je pauze en bij het afsluiten van je werkdag.

Zoek je nog meer oefeningen voor positieve gedachten? Hier lees je nog 51 ideeën (bron Jobat).

2. Motiveer jezelf

Dat klinkt makkelijker dan het is. Stel eerst vast of je wel doet wat je leuk vindt en waar je goed in bent. En of dit aansluit bij je ambities en behoeften. Dat werkt sterker en kost minder energie dan jezelf continu te moeten aanzetten om actie te ondernemen.

Ook zijn er zaken, die je niet leuk vindt, die gewoon moeten gebeuren. In dat geval probeer je die taken toch leuk te maken. Je emoties spelen namelijk een grote rol bij hoe gemotiveerd je je voelt. Als je verdrietig, verveelt, onzeker of gestrest bent heeft dat direct impact op je motivatie. Dan ligt uitstelgedrag op de loer. Dus boost je humeur door iets leuks toe te voegen aan die saaie taak. Dat voelt veel beter en de taak is af voor je er erg in hebt.

Wat motivatie-inspiratie:

Zet een fijn muziekje op en brand een geurkaars als je achter je computer zit.
Spreek af met een business buddy en motiveer elkaar. Zo kun je tijdens je pauzes gezellig bijkletsen en steun bij elkaar vinden.
Ga een lekkere wandeling maken in het bos.
Maak het jezelf makkelijk door routines in te bouwen. Denk aan je e-mail afhandelen of rapportages invullen. Routines kosten minder energie.
Beloon jezelf met iets fijns als je de taak of een project hebt afgerond. Een timemanagement methode van de Amerikaanse ondernemer en workaholic Brad Feld is de kwartaalvakantie. Eigenlijk bedoeld om workaholics af te remmen om altijd maar door te gaan. Dit is echter ook een hele fijne methode om jezelf te motiveren.

Op zoek naar meer timemanagement methoden?

3. Helder communiceren

Veel tijd en frustratie kun je voorkomen door helder te communiceren. Is jouw mailbox ook steeds tjokvol en krijg je steeds dezelfde vragen? Dan wordt het tijd eens naar je eigen communicatie te kijken. Een paar adviezen:

Gebruik het beste medium voor je boodschap

Als jij dagelijks veel tijd kwijt bent aan je mailbox dan heeft dat waarschijnlijk te maken met:

Het ontbreken van focus.
Geen werkend systeem hebben voor je e-mailafhandeling.

Tip: download het e-book: E-mail de baas.

Twee inhoudelijke oorzaken zijn:

De lengte van je e-mails.
Waar je je e-mail voor gebruikt.

Een mailtje is eigenlijk een vraag die je normaal in de wandelgangen of bij het koffieapparaat aan iemand zou stellen, maar dan digitaal. Zorg dat je mail niet langer is dan twee alinea’s en optimaliseer de onderwerpregel. Dus niet: vraagje…maar Feedback gewenst op socialmediaplan. Dan weet de lezer meteen wat er wanneer van hem/haar wordt verwacht.

Heb je een ingewikkelde vraag of moet je eerst een project uitgebreid toelichten? Pak dan gewoon de telefoon, plan een face-to-face-meeting in of maak er een online meeting van. Voor je het weet ben je alweer een half uur of meer verder met een e-mail, terwijl je in een gesprek misschien binnen tien minuten klaar bent. Keep it simple…

En wil je constructieve feedback overbrengen? Doe dat dan altijd mondeling. Lichaamstaal is hierbij belangrijk.

Maak je vraag concreet

Wees echt superhelder in je taalgebruik. Geef in ieder geval antwoord op de volgende vragen, zowel in je e-mail (ja, dat kan in twee alinea’s!) als in een gesprek:

Wat wil je dat iemand doet?
Hoe moet de ander dit doen? (geen compleet stappenplan, maar een beknopte uitleg met belangrijke criteria).
Wanneer moet het klaar zijn?

Gebruik verder woorden die voor iedereen duidelijk zijn. Dure woorden gebruiken om intelligent over te komen, daar zit niemand op te wachten. Sterker nog, het wekt waarschijnlijk irritatie op, want de kans is groot dat de ander dan juist met vragen blijft zitten.

4. Veerkracht ontwikkelen

Timemanagement en stressmanagement zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wees je bewust van je interne en externe stressfactoren en breng ze in kaart. Bepaal op welke stressfactoren je de meeste invloed hebt en doe daar meteen wat aan. Zo neemt je stress meteen af. Natuurlijk blijven tegenvallers een onderdeel van ons leven, maar hoe je ermee omgaat is aan jou.

Zo kun je je eigen veerkracht stimuleren

Stel heldere doelen voor jezelf.
Neem op tijd rust.
Omring je met mensen die je kunnen steunen.
Zorg dat je gezond eet.
Beweeg regelmatig.

Naast goed voor jezelf zorgen is het stellen van doelen cruciaal voor het ontwikkelen van veerkracht. Hoogleraar Angela Duckworth deed hier jarenlang onderzoek naar. Een interessant artikel over veerkracht lees je hier.

5. Prioriteren

Soms lijkt het wel of alles prioriteit heeft. Door taken te prioriteren krijg je meer rust. Vijf woorden helpen je te prioriteren, delegeren, plannen en zelfs te schrappen. Echt? Jazeker! Komen ze: Moet ik dit nu doen?

Als je overloopt stel je jezelf deze vraag met 5 keer een andere klemtoon.

MOET ik dit nu doen?

Draagt je taak niet bij aan je doelen? Dan hoef je die helemaal niet te doen. Hup, streep erdoor! Bovendien zul je ontdekken dat je vaak iets doet omdat je het wilt in plaats van dat het moet. En dat voelt stukken relaxter.

Moet IK dit nu doen?

Is er echt niemand op de wereld die dit beter kan? Of kan je collega, virtueel assistent, partner of familielid dit ook. Grote kans dat JIJ helemaal niks hoeft te doen.

Moet ik DIT nu doen?

Een dag heeft maar 24 uur en er gaan nog steeds niet meer dan 7 dagen in een week. En met een beetje creativiteit heb je zo een kilometerslange lijst aan ideeën en taken. Kies dus bewust aan welke taak je dit moment besteedt. Ook hierbij helpt het om die taken te kiezen die het meest bijdragen aan het bereiken van je doel.

Moet ik dit NU doen?

Er zijn maar weinig dingen die perse NU moeten. Natuurlijk, heb je een deadline afgesproken dan lever je op de afgesproken tijd op. Haal de druk bij je weg om het ergste scenario te bedenken als je het niet nu maar morgen of volgende week doet.

Moet ik dat nu DOEN?

Ooit kreeg ik van mijn toenmalige leidinggevende een handige tip. Die behandelde na een periode van afwezigheid zijn mail van meest recent naar oudere e-mail. En keer op keer bleek dat een aantal zaken zichzelf hadden opgelost. Dus sta ook eens stil bij wat er gebeurt als je niets doet.