timemanagement methodes

Timemanagement methodes – haal 80 minuten uit een uur (II)

Timemanagement methodes zijn hot. Wie wil er nu niet 80 minuten in een uur stoppen? Ik in ieder geval wel. Daarom dit keer het tweede deel met nog 10 timemanagement methodes. Je leest ze binnen 3 tot 5 minuten en het levert je op een jaar zeker extra uren op. Doen dus!

Even recapituleren: timemanagement is een systeem van principes, gewoonten, vaardigheden, instrumenten en technieken dat ervoor zorgt dat je meer gedaan krijgt in de tijd die je hebt, met als doel de kwaliteit van werk en leven te verhogen.

Er zijn dus verschillende methodes om je tijd te managen. Er zijn ook verschillende oorzaken waarom plannen zo moeilijk is. In deel één van dit blog belichtte ik 10 methodes. Ik liet je onder meer kennismaken met Franz en de kunst van het kikkereten. Vandaag geef ik je nog eens 10 methodes – plus bonustip!

10 extra timemanagement methodes

11. De ALPEN-methode | handig voor: wie als een berg tegen zijn/haar dag opziet

Jodelahietie? Misschien wel. Dit is een timemanagement methode van de Duitse schrijver Lothar Seiwert. Dagelijks maakt hij in gemiddeld 8 minuten zijn planning. Zijn methode werkt als volgt:
A Activiteiten opschrijven
L Lengte van de activiteit inschatten
P Problemen voorzien (tijd vrijhouden voor onverwachte zaken)
E Eindbeslissing nemen (waaraan ga je tijd besteden)
N Nacontrole (voer activiteiten die je al een aantal keer hebt verplaatst uit of schrap ze)

Wie weet verzet jij bergen met deze werkwijze!

12. 60/40-regel | werkt voor: iedereen

Timemanagement betekent ook: ruimte in je agenda. De 60/40 regel helpt daarbij. Dat betekent bij een werkdag van 8 uur:
60% plannen = 4,75 uur
40% reserveren voor ad-hoc, pauzes, afleiding, e-mail, planning = 3,25 uur

Niet onbelangrijk: plan reëel. Doe vooraf een aanname en controleer of je die taak ook in de tijd afkrijgt. Zo niet: onthouden en bijstellen voor de volgende planning.

13. Affirmatie | zinvol voor: (wannabe) positivo’s

Een affirmatie is een bewust gekozen positieve gedachte. Je plaatst de gedachte in je bewustzijn met het doel dat resultaat te bereiken. Je gedachte denk, zeg, schrijf en/of lees je verschillende keren per dag. Heb je bijvoorbeeld het gevoel geleefd te worden. Gebruik dan de zin: ik ben de baas over mijn agenda

Wees je bewust van je taalgebruik. Vermijd “gaan”, “zullen”, “willen”. Deze woorden zijn zo vrijblijvend, dat je er niet mee in een doe-stand komt. Zeg dus niet: ik wil morgen mijn kilometerstand bijwerken. Krachtiger is: ik werk morgen mijn kilometerstand bij.

Nog een aandachtspunt. Formuleer je affirmatie positief en doelgericht. “Morgen eet ik gezond” werkt veel beter dan “Morgen snoep ik niet”. Waarom? In het laatste geval denk je ook steeds aan het gedrag dat je juist graag vermijdt.

14. Kwartaalvakantie | ideaal voor: de workaholic

Een timemanagement methode van de Amerikaanse ondernemer en workaholic Brad Feld. Hoe het werkt? Plan elk kwartaal een week weg in. Dus: een maagdelijke agenda. Geen ‘moetjes’. Ook niet privé. Je hebt maar één doel: volledig ontspannen en de batterij opladen. Zo blijf je een heel jaar in balans. 

Is een kwartaalvakantie teveel van het goede? Dan heeft Brad Feld ook andere suggesties voor je, zoals Downshift en Go Dark Weekend.

15. Downshift | nuttig voor: wederom de workaholic

De Downshift duurt 10 dagen. In die 10 dagen plan je veel sociale interactie. Lekker bij je thuis. Alle ruimte om gezellig bij te kletsen. Belangrijke zakelijke beslommeringen gaan door in het tijdblok van 10.00 tot 13.00 uur. Maar zelf onderneem je op dat vlak niets substantieels.

Want het opladen van je accu is zeker een beproefde timemanagement-methode!

16. Go Dark Weekend | aanrader voor: iedereen

Eerlijk is eerlijk, dit klinkt iets spannender dan het is. Zet op vrijdagavond om zes uur je computer en mobiele apparaten uit. Aanzetten mag op maandagochtend op je gebruikelijke begintijd. Annuleer afspraken en doe alleen waar je zin in hebt. Je weekend was nog nooit zo relaxed …

17. Eisenhower-model / Covey-matrix | helpt bij: prioriteiten stellen

Een waslijst aan taken? Dan blijf je vaak hangen bij wat je allemaal moet doen, zonder in actie te komen. Deze timemanagement methode helpt. Sorteer je taken eerst op: belangrijk of niet belangrijk. Daarna op dringend en niet dringend. Et voilà: je hebt je planning voor elkaar. Het Eisenhower-model ontleent zijn naam aan de gelijknamige Amerikaanse president, befaamd om zijn enorme productiviteit. En dan is er ook nog de zogeheten Covey-matrix, afkomstig van de eveneens Amerikaanse leiderschapsgoeroe Stephen Covey.

P.S. De categorie ‘niet belangrijk’ kan natuurlijk gewoon de prullenbak in. Heerlijk, zo’n opgeruimd gevoel!

18. De kaasschaaf-methode | werkt voor: iedereen

Grote klussen? Verdeel ze in kleinere stukjes. Een blokje kaas hapt ook véél lekkerder weg dan een fikse homp. Plan gewoon gedurende x aantal weken x uur per week in. Voor je het weet heb je de klus geklaard! Waar zo’n kaasschaaf al niet goed voor is …

19. Deadline-principe | werkt verlichtend voor: de lastminutemens

Herken je dat? Dat als je dodelijke deadlines hebt je creatiever en efficiënter te werk gaat. Dus ook sneller iets voor elkaar krijgt. Ik heb al heel wat wonderen verricht in de afgelopen jaren. 

Tegenwoordig hou ik nog steeds van deadlines. Maar niet meer van dodelijke. Ik plan mijn deadline dus altijd ruim voor de deadline van mijn klanten. En jij?

20. Go with the flow | ideaal voor: de mens die wil onthaasten

Plannen en structuur niets voor jou? Of ben je juist een structopaat en mag dat wel een tandje minder? In het mindwell magazine las ik over Leo Babauta van Zen Habits. Zijn systeem? Laat de gelegenheid, het onbewuste en de flow van het moment je ritme bepalen. Ik ben daar niet zo’n meester in. Maar als ik de kaft van zijn boek Focus zie … toch maar eens lezen!

20 + 1. Bonustip: Werk met een virtuele assistent (VA) | aanrader voor: iedereen

Onderzoek welke taken energie vreten bij je. Onderzoek of je die taken kunt delegeren. Ook de dingen waar je gewoon niet zo goed in bent, komen hiervoor in aanmerking.

Het advies waarmee ik deel één van dit blog afsloot, blijft onverminderd staan: pak alleen die dingen aan waar je last van hebt. En zoek dan een methode die bij je past of pas de methode aan op jouw gedrag en voorkeuren. Aan de slag met ander gedrag? Geef het even de tijd. Gun jezelf tijd om aan je nieuwe werkwijze te wennen.

Werkt het niet voor je? Zoek dan naar een andere methode. Succes!

Vaker tips ontvangen?

Iedere laatste vrijdag van de maand vliegen er Vlinderss in je mailbox. Met daarin het laatste blog, interviews, freebeess en aanvullende tips. En vier x per jaar een leuke winactie. Doen?

Photo credit: Adobe Stock