Timemanagement en gedrag

In mijn vorige blog over timemanagement heb ik het gehad over het veranderen van gewoontes: de juiste mindset, jezelf motiveren, heldere communicatie, veerkracht ontwikkelen en prioriteren. Allemaal dingen die je aan kunt leren en die je helpen om je tijd optimaal te managen. Want – zoals je inmiddels weet – gaat het niet om meer gedaan krijgen, maar vooral om de juiste dingen doen. Met de juiste focus, gedrag en goede gewoontes behaal jij gewoon jouw doelen, zonder stress. Klaar voor nog vijf zaken waar je niet meteen aan denkt bij timemanagement? We tellen door naar tien met timemanagement en gedrag.

6. Samenwerken

Het ligt zo voor de hand dat je het bijna over het hoofd zou zien. Maar door effectief samen te werken met anderen kun je een hoop tijdwinst boeken. Goed samenwerken gaat niet altijd vanzelf, maar je kunt het wel aanleren. Of het nu gaat over samenwerken met je team of met andere ondernemers, werk vooral slimmer niet harder. Dat is namelijk nergens voor nodig.

Automatiseren en structureren

Veel zaken binnen je bedrijf kun je structureren en automatiseren. Denk hierbij aan het gebruik van heldere workflows en bijvoorbeeld samenwerkingstools als Trello,  Asana of Monday. Hiermee kun je effectief samenwerken, taken inplannen en projecten managen.

Ook een communicatietool als Slack kan je helpen om snel even onderling af te stemmen, zodat je daarna meteen weer door kunt. Dit werkt echt veel beter dan elkaars mailbox vol spammen. Probeer het maar eens. Je zult zien dat meer structuur en goede processen je vele uren per week besparen.

Brainstormsessie

Loop je met je team tegen zaken aan in de samenwerking? Ga niet tegen elkaar lopen klagen, maar pak het positief op. Een moment om weer eens even samen te reflecteren. Organiseer bijvoorbeeld een brainstormsessie met als doel het in kaart brengen waar je onderling tegenaan loopt. Bespreek vervolgens met elkaar op welke punten de samenwerking kan worden verbeterd en bedenk samen wat voor oplossingen er mogelijk zijn. Prioriteer daarna welke oplossingen praktisch uitvoerbaar zijn en maak hier concrete afspraken over.

Zorg dat aan het einde van de bespreking duidelijk is wie wat oppakt. Dat zorgt ervoor dat je team zich ook echt verantwoordelijk voelt voor de gemaakte afspraken. En een gezellige borrel achteraf draagt zeker bij aan de teambuilding.

7. Delegeren en uitbesteden

Laat het idee eens varen dat alles waar jij verantwoordelijk voor bent, ook door jou uitgevoerd moet worden. Dit is nogal eens een valkuil waar veel beginnende ondernemers intrappen. Vaak kun je – of moet je zelfs –  een taak aan iemand anders uitbesteden. Bijvoorbeeld als jou de kennis, motivatie of tijd ontbreekt. Door hier efficiënt mee om te gaan kun je productiever zijn en bespaar je tijd én geld.

Denk eens aan het inschakelen van een virtueel assistent voor het aanbrengen van structuur in je bedrijf of voor ondersteuningen bij je socialmediamanagement. Ben je niet goed met administratie, zoek iemand die jouw administratie uit handen neemt. Zo kun jij je richten op jouw werkzaamheden en het bedienen van je klanten. Timemanagement en gedrag betekent vooral dat doen waar je goed in bent en de rest delegeren of uitbesteden.

Lees hier wat het uitbesteden van taken aan een virtueel assistent jou kan opleveren.

8. Uitstelgedrag

Staat die ene (belangrijke) taak nu nog steeds op je actielijst? Of staat dat ene project dat je al maanden wilt opstarten nog steeds niet in de steigers? Niets is ons mensen vreemd, ook uitstelgedrag niet. Wees gerust, je bent niet de enige die hiermee kampt. En je kunt er absoluut iets aan doen. Bijvoorbeeld met de pomodoro-techniek.

Deze techniek is echt ontzettend simpel. Je bedenkt welke taken je vandaag gaat doen en prioriteert deze. Vervolgens zet je een timer voor 25 minuten en gaat aan de slag. Tijdens dit tijdsblok check je je telefoon niet en zorg je dat je nergens door afgeleid kunt worden. Je blijft weg uit je inbox en werkt puur en alleen aan deze ene taak. Gaat de timer af? Dan is het tijd voor pauze.

De genoemde 25 minuten is de ‘standaard’ pomodoro-duur. Ideaal om genoeg gedaan te krijgen, zonder dat je aandacht verslapt. Werk je aan een zware concentratieklus (Deep Work) dan raadt Cal Newport 40 minuten aan.

Na die 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Dat is genoeg tijd om je hersens weer te resetten en zich klaar te maken voor het volgende pomodoro-blok. Tijdens je pauze doe je helemaal niks. Dus check ook niet stiekem je mail of telefoon (busted!). Geniet lekker van een ontspannende kop koffie of thee en geef je hersenen even rust.

Dit herhaal je vier keer. Zo heb je uiteindelijk twee uur aan werk verzet. Na het vierde tijdblok neem je een langere pauze: 15 tot 30 minuten. Lekker tijd om even een frisse neus te halen, te mediteren of om bij te kletsen met je collega. Simpel en effectief!

9. Routines

Routines kunnen positief bijdragen aan het houden van focus en het behalen van je doelen. Benieuwd welke routines timemanagement experts implementeren om ervoor te zorgen dat ze hun focus op wat belangrijk is die dag niet verliezen? Om zo controle te houden en om de dag met een goed humeur te beginnen?

Laura Vanderkam – onderzoeksjournalist en timemanagement expert – deed er onderzoek naar en schreef dit boek: ‘What the Most Successful People Do Before Breakfast’.

Vroeg uit de veren

Maar liefst 90% van de ondervraagde succesvolle mensen in Vanderkam’s onderzoek zeiden dat ze op werkdagen voor zes uur opstaan. Dat zal niet iedereen als muziek in de oren klinken (hallo, avondmensen…) maar onderzoek toont aan dat vroeg opstaan helpt om je dag met de juiste focus te beginnen.

Ochtend work-out

Een ochtend work-out is volgens Vanderkam goed voor stressvermindering gedurende de rest van de dag. En geen slecht idee voor mensen met uitstelgedrag om sporten te prioriteren vóórdat het onderaan de takenlijst komt te staan.

Werken aan een belangrijk project

Je dag is al snel gevuld met vergaderingen, Zoom-calls en e-mails beantwoorden. Wanneer kom je dan toe aan dat belangrijke project? Begin er meteen ’s morgens mee. Kies het project dat die dag topprioriteit heeft en ga daar als eerste mee aan de slag.

Strategische planning

De ochtend is het ideale moment om strategisch te denken. Je brein is nog helder en wordt niet gestoord door alle zaken die tijdens je werkdag op je afkomen.

Dus vroeg uit de veren, beginnen met een workout, dan je strategische planning maken en vervolgens volgens promodoro-techniek met een belangrijk project je werkdag beginnen. Klinkt als een plan wat mij betreft.

10. Ontspannen

Bij timemanagement en gedrag hoort ook zeker tijd voor jezelf nemen. Zorgen dat je genoeg ontspanning inbouwt, zodat je optimaal kunt functioneren. Jezelf helemaal opbranden, daar heeft niemand iets aan. Jij niet en je klanten ook niet. Dus zorg voor een goede balans.

Zorg voor je eigen plezier in je werk. Ontspan en geniet van je werk. Wissel leuke taken af met lastige of vervelende klussen.

Neem pauzes

Neem tussendoor pauzes. Ga een blokje om, even bewegen en uit je hoofd geeft je vaak weer nieuwe inspiratie en energie. Zet een lekker muziekje op en die vervelende taak is vaak veel sneller afgerond dat je van tevoren dacht.

Durf tevreden te zijn met wat je allemaal gedaan en bereikt hebt op een dag. Geef jezelf hiervoor een schouderklopje. Probeer je werk thuis los te laten en doe in je privéleven dingen waar je van ontspant.

Loop je ondanks bovenstaande tips vast? Ik help je graag met het aanbrengen van structuur en uit handen nemen van taken. Neem contact op dan drinken we binnenkort een virtuele kop koffie!

Meer van mijn blogs lezen over timemanagement? Wil je sowieso geen enkel blog meer missen? Meld je dan aan voor Vlinderss in je mailbox.

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.