Outlook tips: werk slimmer, niet harder

Outlook is een veelgebruikt e-mailprogramma. Net als bij de andere Office-programma’s is er zoveel meer mogelijk dan je denkt. Je moet het alleen maar weten. Gelukkig ben ik hartstikke nieuwsgierig en ontdek ik graag mogelijkheden waardoor je slimmer werkt in plaats van harder. En die mogelijkheden deel ik graag met jou!

Zo haal je het meeste uit deze Outlook tips

• Gebruik de inhoudsopgave hieronder om snel naar de tips te springen die je aanspreken.
• Sla dit blog op als favoriet in je browser en plan gelijk zo’n drie kwartier in je agenda om de tips daadwerkelijk een keer uit te proberen. Door te doen onthoud je het makkelijker.
• Je hoeft niet alles uit je hoofd te leren. Het gaat er vooral om dat je merkt dat er zoveel meer mogelijk is, zodat je bij repeterende handelingen gericht op zoek kunt gaan om sneller te werken.
• Kijk ook om je heen. Daarmee bedoel ik, focus je eerst op de tip, maar kijk dan ook eens welke andere mogelijkheden er in een bepaald menu worden aangeboden. Laat je inspireren.

Outlook tips, 10 toffe mogelijkheden om slimmer te werken

1. Verander het onderwerp van de ontvangen e-mail

De eerste vraag die bij mij opkomt als ik ontdek dat zoiets kan is, waarom zou ik dat willen? Het antwoord is simpel, je vindt zo’n e-mail dan sneller terug. En in een gedeelde mailbox kun je het gebruiken om bijvoorbeeld aan te geven dat de ander nog iets met de mail moet doen.

Zo doe je het:

• Open de e-mail waarvan je het onderwerp wilt veranderen.
• Wijzig het onderwerp.
• Klik op Bestand, kies Opslaan (of gebruik sneltoets Ctrl en S).
• En de e-mail heeft de onderwerpregel die je zelf hebt aangegeven.

2. Bureaublad als memobord voor die belangrijke e-mail

E-mailberichten, maar ook notities, afspraken en vergaderingen sleep je eenvoudig naar je bureaublad. Er wordt vanzelf een icoontje aangemaakt en vanaf dat moment zijn ze via je bureaublad toegankelijk. Werk je niet met twee schermen, verklein dan je outlook. Je bureaublad maak je makkelijk zichtbaar met de sneltoets: Windows-toets en D.

Wanneer is dit handig?

• Vooral als je snel toegang tot die bepaalde e-mail wilt hebben. Bijvoorbeeld omdat er meerdere taken in de e-mail genoemd staan die je moet uitvoeren. Of omdat je in een Word document gedeelten van de mail wilt citeren.
• Als je offline bent en de e-mail toch wilt lezen/bewerken.

3. Typen zonder vingers: dicteren in Outlook

Een superhandige functie als:

• Je niet zo snel bent in typen.
• Als je even van houding wilt wisselen (ga je lekker staan, terwijl je de e-mail dicteert).
• Als je RSI-klachten hebt of een tijdelijke blessure.

De functie Dicteren vind je terug in Bericht, groep Spraak, Dicteren. (Er verschijnt een menu in beeld)

Dicteertips:

• Heb je net als ik muziek aan staan? Zet dat dan even zachter of uit.
• Vergeet niet je leestekens uit te spreken. Weet je niet zo goed wanneer je leestekens gebruikt? Lees dan ook eens Leestekens: gebruik ze goed (tweedelig).
• Overigens kun je het plaatsen van leestekens ook automatisch doen, maar daar ben ik geen voorstander van. Kijk even wat voor jou werkt. Om deze optie te activeren klik je op Instellingen (het tandwiel) en klik je de optie aan.
• Via Instellingen geef je ook de taal aan.
• En controleer natuurlijk ALTIJD even je tekst voor verzending.

4. Er was eens… het voorlezen van e-mail

Ook weer ideaal om deze functie in te zetten terwijl je je lichaam even in beweging brengt. Of om je ogen even rust te gunnen.

De functie Spraak vind je terug in Start, groep Spraak.

Als je op Spraak hebt geklikt, verschijnt er een bedieningspaneel in beeld. Met het vierde knopje regel je bijvoorbeeld de voorleessnelheid. Op dit moment kun je alleen kiezen voor de stem van Frank.

5. Automatisch weggegooide mail automatisch als gelezen markeren

Een functie die ik zelf bewust NIET gebruik. Het leegmaken van mijn prullenbak is geen automatisme voor me. Daarom laat ik de weggegooide e-mail op ongelezen staan. Een hoog getal activeert mijn brein dat het tijd is om mijn prullenbak te legen. Maar misschien wil jij juist wel weggegooide mail gelijk als gelezen markeren.

Zo doe je het:

• Ga naar Bestand en kies Opties (staat bijna onderaan).
• Klik op E-mail.
• Scrol helemaal naar beneden tot je bij de groep Overige bent.
• Activeer de optie Berichten markeren als gelezen wanneer ze worden verwijderd door in het vakje te klikken.
• Bevestig met OK.

Dit zijn nu van die schermen waarbij ik je adviseer om ze gewoon eens door te lopen, zodat je een beeld krijgt van wat er allemaal mogelijk is.

6. Nooit meer hetzelfde typen met: Snelonderdelen (bouwstenen)

Typ je regelmatig dezelfde teksten? Bijvoorbeeld het zinnetje: Alle genoemde bedragen zijn exclusief 21% btw. Of misschien wel hele alinea’s omdat je vaak dezelfde vragen per e-mail ontvangt. Dan mag je nu van blijdschap in de lucht springen, want dat hoef je never nooit meer te typen dankzij Snelonderdelen.

Dit is de korte instructie voor het opslaan:

• Selecteer de tekst die je vaker gebruikt.
• Ga naar het tabblad Invoegen.
• Kies in de groep Tekst voor Snelonderdelen.
• Kies Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen.
• Je krijgt een pop-up waar je het een en ander kunt invullen, zoals naam, galerie en categorie. Een uitgebreide toelichting van Microsoft zelf lees je hier.

Tip: gebruik een logische (korte) naam voor veelvoorkomende teksten.

Plaatsen van je opgeslagen tekst (gebruiken van je snelonderdeel/bouwsteen):

• Ga naar de plaats in je e-mail waar je je ‘bouwsteen’ wilt invoegen.
• Ga naar het tabblad Invoegen.
• Kies Snelonderdelen en klik de lijst je standaard tekst aan.

Kan dat nog sneller-tip? Zeker: typ de naam van het snelonderdeel in je e-mail en daarna op F3. De naam wordt vanzelf gewijzigd in de tekst die je als snelonderdeel hebt opgeslagen.

7. Invoegtoepassingen downloaden in Outlook

Outlook heeft nog een boel handige automatiseringsopties om het programma samen te laten werken met andere programma’s. Zo krijg ik regelmatig het verzoek om een taak uit te voeren. Mijn taken hou ik bij in Trello. Dankzij de invoegtoepassing plaats ik zo’n e-mail met één klik in Trello. En zo zijn er nog veel meer handige toepassingen aan Outlook te koppelen. Ga er zeker eens snuffelen en experimenteren.

Je vindt de invoegtoepassingen op de tab Start, groep Invoegtoepassingen.

Heb je een favoriete invoegtoepassing gevonden? Delen door een reactie op dit blog waardeer ik (en de andere lezers) enorm!

Staan de invoegtoepassingen niet op je lint, pas dan je lint aan. Weet je niet hoe? Nog even geduld. Een volgend blog gaat daarover.

8. Postvak In én Agenda gelijktijdig openzetten

Met de sneltoetsen Ctrl en 1 en Ctrl en 2 schakel je snel tussen je Agenda en je Postvak. Soms is het nog handiger als beide schermen open staan. En dat kan gelukkig!

• Rechtsklik op het icoontje van je agenda.
• Kies in het pop-up scherm voor In nieuw venster openen

Sleep je agenda bijvoorbeeld naar je tweede scherm en plannen maar!

Om de schermen weer te sluiten gebruik je het welbekende kruisje rechtsboven.

9. Favorieten, zo zet je die handig in

Favorieten zijn snelkoppelingen naar mappen. Je kunt ze voor een heel postvak gebruiken of voor een archiefmap. Favorieten worden links bovenaan weergegeven, de ideale plek dus voor veelgebruikte mappen. Of handig bij een project waarover veel gemaild wordt. En het gaat zo simpel, dat ze hun naam waard zijn.

• Rechtsklik op de map die je aan je Favorieten wilt toevoegen.
• Klik op Toevoegen aan Favorieten. 

Heb je de map niet meer nodig in Favorieten? Het verwijderen gaat net zo simpel.

• Rechtsklik op de map die je uit je Favorieten wilt verwijderen.
• Klik op (je raadt het al) Verwijderen uit Favorieten. 

Tip: Als snel en overzichtelijk tot je favoriete woorden behoren, dan is het blog Snelle Stappen in Outlook trouwens ook een aanrader!

10. Zoekmappen (of beter gezegd Snel Gevonden Mappen)

Wat is een zoekmap in Outlook eigenlijk? Een zoekmap is een virtuele map waarin alles staat weergegeven dat aan bepaalde criteria voldoet. Er zijn al wat vooraf gedefinieerde zoekmappen zoals ongelezen e-mail, e-mail van en aan bepaalde personen of grote e-mail. Dit werkt eigenlijk zo’n beetje als Regels in Outlook; je hoeft alleen nog maar de variabelen in te vullen.

Maar je kunt ook zelf een zoekmap from scratch maken.

Zo maak je een zoekmap

• Scroll naar beneden tot je de zoekmap tegenkomt (staat helemaal onderaan).
• Rechtsklik op Zoekmappen en klik op Een nieuwe zoekmap maken.
• Kies bijvoorbeeld de voorgedefinieerde zoekmap Grote E-mail als je schijf vol dreigt te raken. 
• Stel dan in welke e-mailgrootte je wilt zien, bijvoorbeeld 1000 KB.
• En voila, je krijgt een overzicht van alle e-mails die groter zijn dan 1000 KB.

Op dezelfde manier krijg je ook een overzicht van alle e-mails die je met opvolgen gemarkeerd hebt en ga zo maar verder. Je kunt de map in je zoekmappen laten staan of je verwijdert de map weer met één simpele rechtsklik. No worries: de e-mails blijven allemaal op hun oorspronkelijke plek staan.

Werk niet harder, werk slimmer!

Met deze 10 korte tips optimaliseer jij je Outlookgebruik in een handomdraai. Je bespaart tijd en het werken gaat gemakkelijker. Hongerig geworden naar meer handige Office Tips?

Als je trouwens -zonder er iets voor te hoeven doen- interesse hebt in slimmer in plaats van harder werken, dan adviseer ik je om te kiezen voor Vlinderss in je Mailbox. Je ontvangt dan op de laatste vrijdag van de maand mijn laatste blog en nog veel meer handige tips, interviews, freebeess, snelle tips en af en toe een leuke winactie.

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.