Opmaakfouten in Word; de oplossingen

Opmaakfouten in Word hebben hetzelfde effect als uitgelopen mascara. Je krijgt wel aandacht, maar maakt niet de juiste indruk. Het voelt niet professioneel en het kost je veel tijd (en frustratie) om het goed te krijgen. De hoogste tijd voor praktische tips zodat je je documenten voortaan professioneel opmaakt.

De voordelen van een goed opgemaakt document

Een goed opgemaakt document leest niet alleen lekker. Je maakt er een professionele indruk mee en bespaart ook kostbare tijd omdat je technische problemen vermijdt. Laten we dus snel gaan kijken naar praktische oplossingen om je documenten als een pro op te maken.

Tip: Wel behoefte aan een professioneel opgemaakt document, maar geen tijd of zin om het zelf te doen? Besteed de opmaak van je document dan uit aan mij. Mail me je document en ik laat je weten wat je investering is.

Word opmaaktips

Hierna volgen 6 opmaakfouten die ik regelmatig tegenkom in documenten. Gebruik de linkjes om snel naar jouw favoriete onderwerp te springen.

De kracht van stijlen gebruiken in plaats van handmatige opmaak

Je maakt een offerte en kiest mooie tussenkopjes, maar je moet elke keer dezelfde opmaak handmatig herhalen. Het risico bestaat dat halverwege de opmaak afwijkt van wat je eerst hebt ingesteld.

Als je klaar bent, bedenk je om de tussenkopjes de huisstijlkleur te geven van de aanvrager. Je loopt je document door en vervangt alle tussenkoppen.

Stel nu dat je voor de opmaak van je tussenkoppen de functie “stijlen” had gebruikt. Je gebruikt bijvoorbeeld “kop 1” voor de hoofdonderdelen en “kop 2” voor de subkopjes. Dan weet je zeker dat alle koppen op dezelfde manier zijn opgemaakt. En bovendien hoef je dan alleen maar je stijl aan te passen om al die tussenkopjes te wijzigen naar de huisstijlkleur. Werken met stijlen bespaart je uren.

Hoe dan? Je vindt Stijlen op het tabblad Start. De sneltoetsen voor stijlen zijn Ctrl + Alt + 1 voor kop 1, Ctrl + Alt + 2 voor kop 2 en zo verder. Met Ctrl + Shift + S open je het dialoogvenster Stijlen. Hier kun je de stijlen helemaal naar jouw wens aanpassen.

Benieuwd naar nog meer tijdbesparende sneltoetsen? Schrijf je in voor de gratis sneltoetsentraining.

Moeiteloos uitlijnen zonder overbodige spaties of tabs

Wat ik ook regelmatig tegenkom zijn overbodige tabs of spaties om regels netjes onder elkaar uit te lijnen. Dit kost niet alleen veel meer tijd. Het effect is vaak rommelig. De meeste moderne lettertypes zijn tenslotte proportioneel. Dat betekent dat een i minder ruimte inneemt dan een m. Uitzonderingen hierop zijn Courier New en Lucida Sans Typewriter. Dit zijn niet-proportionele of monospaced lettertypen.

Hoe dan wel?

• Voor opsommingen gebruik je het pictogram voor opsommingstekens of nummering in het tabblad Start, groep Alinea.
• Gebruik je meerdere kolommen en rijen, gebruik dan een tabel. Je vindt ze in het tabblad Invoegen > Tabel.
• Voor het instellen van een tabstop ga je naar het tabblad Start, klik op de pijl van groep Alinea, kies Tabs.

Tip: Als ik teksten redigeer, ontstaan regelmatig dubbele spaties. Met de functie vervangen (Ctrl + H) haal je die er snel uit. Mijn spellingscontrole tool LanguageTool controleert ook hierop.

Het gemak van de functie inhoudsopgave

Zeg eens eerlijk; typ je bij grotere documenten zelf een inhoudsopgave? Dan heb ik goed nieuws, want dat hoef je helemaal never nooit meer te doen. Je hebt net geleerd om met stijlen te werken voor je hoofdstukken en tussenkopjes. En dat heeft nog een groot voordeel. Want nu heeft Word alle benodigde informatie om die inhoudsopgave voor jou te maken.

En zijn er wijzigingen? Bijvoorbeeld een andere naam voor je hoofdstuk, of een mutatie in je aantal pagina’s? Word past alles voor je aan. Daar heb je geen omkijken meer naar. 🎵 That’s the way, aha aha…

Hoe dan?

Ga naar tabblad Verwijzingen > Inhoudsopgave en kies een stijl. Word genereert nu automatisch een inhoudsopgave die je eenvoudig bijwerkt.

Pro-tip voor schrijvers: Met deze methode heb je ook veel profijt van het navigatiedeelvenster.

Verbeteren van je opmaak met eindemarkeringen (secties en pagina’s)

Loop je tegen deze problemen aan:

• Je wilt de kop- of voettekst in verschillende delen van je document aanpassen.
• Je rapport is opgemaakt in staande pagina’s, maar je hebt een pagina die liggend moet worden ingevoegd.
• Delen van je document moeten een andere paginastijl krijgen dan andere pagina’s.
• Je wilt werken met kolommen.

Verdiep je dan in eindemarkeringen. Hiermee kun je verschillende kopteksten, voetteksten of paginastijlen toepassen binnen hetzelfde document.

Hoe dan? Voeg het juiste sectie-einde in via Indeling > Eindemarkeringen > Sectie-einde (bijvoorbeeld ‘Volgende pagina’).

Pro-tip: Gebruik de sneltoets Ctrl + * om verborgen opmaaksymbolen weer te geven. Je ziet dan precies waar een spatie, tab, sectie-, pagina- of regeleinde staat. Ik heb mezelf aangeleerd om deze functie standaard te activeren. Je kunt hem natuurlijk ook pas inschakelen als er iets onverwachts gebeurt in je document.

Afbeeldingen op de juiste plek krijgen (en houden)

Als ik het mag inschatten, levert vooral het verplaatsen van afbeeldingen nogal wat irritatie op. Heb je met veel gedoe de afbeelding eindelijk op de juiste plaats gezet, wijzig je een woordje en pats. Daar verschuift je afbeelding ineens weer naar de bovenkant van je pagina. Bovendien hebben afbeeldingen vaak verschillende formaten en stijlen, wat de uniformiteit niet ten goede komt.

Hoe dan wel: Gebruik de opmaakopties voor afbeeldingen in Word, zoals “Voor tekst” of “in tekstregel”. Als je op de afbeelding klikt, verschijnt een extra tabblad Afbeeldingsindeling waarmee je dit kunt regelen. Ook de verschillende stijlfuncties kom je daar tegen.

Pro-tip: Om snel dezelfde stijl toe te passen op meerdere afbeeldingen gebruik je de optie “Opmaak kopiëren”. Dit is de verfkwast in de groep Klembord op het tabblad Start.

Het voordeel van sjablonen (templates)

Begin je ook elke keer met een leeg document? En plaats je dus ook elke keer je paginanummering opnieuw of herhaal je andere terugkerende zaken? Zonde van de tijd om over de inconsistente opmaak maar te zwijgen. Maak voor veelvoorkomende documenten een sjabloon aan. Dan hoef je maar een keer verschillende zaken in te stellen.

Overigens biedt Microsoft een enorme hoeveelheid standaardsjablonen aan, die je makkelijk aanpast naar jouw stijl.

Hoe dan?

• Standaardsjablonen vind je door te klikken op Bestand, Nieuw en dan tref je een overzicht aan van verschillende sjablonen. Je kunt hier ook zoeken naar een sjabloon.
• Zelf aan de slag? Ontwerpje document in Word en sla het op als sjabloon (dotx).

Conclusie

Met deze praktische Word tips maak je eindelijk documenten die niet alleen professioneel ogen, maar ook sneller en gemakkelijker gemaakt zijn. Elke minuut die je besteedt aan het corrigeren van opmaakfouten, is er een die je nooit meer terugkrijgt. Begin daarom vandaag nog met de tips en bespaar tijd die je beter kunt besteden aan de inhoud.

Gebruik stijlen, automatisering en ingebouwde tools om tijd te besparen en frustraties te voorkomen. Een goed opgemaakt document maakt niet alleen een betere indruk, het maakt ook je werkproces efficiënter.

De praktische tips helpen je op weg. Heb je net iets meer informatie nodig? Overweeg dan of een keukentafelsessie iets voor jou is. Of check de buitenkans!

Buitenkans

Als ik voor elke opmaakfout die ik gezien heb in mijn carrière een cent zou krijgen, had ik inmiddels het modehuis Chanel gekocht. Daarom ben ik bezig met de ontwikkeling van een korte maar krachtige online tutorial hierover. Werknaam: Werken met stijl bespaart tijd.

Ik verwacht de training half maart te lanceren. Heb je interesse? Meld je dan nu al aan op de interesselijst. De eerste 25 inschrijvers ontvangen de training voor € 32,50 (exclusief 21% btw | € 39,35 inclusief btw).  De uiteindelijke prijs zal tussen de 67 en 97 euro liggen.

Aanmelden verplicht je verder tot niets. Je regelt er wel mee dat ik je op de hoogte houd van de lancering en natuurlijk of je bij de eerste 25 hoort.

Meer Officetips? Ga naar de kennisbank Office

Fotocredits: Canva Pro bewerkt

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.