Office on top

Office on Top, dit vind je bovenaan je scherm

We kennen allemaal wel de Officeprogramma’s Word, Excel, OneNote, Outlook en PowerPoint. Alleen verdwalen we weleens in de mogelijkheden en termen.

In dit blog lees je meer over de opbouw van het bovenste deel van je scherm. Je ontdekt de verschillende termen (wat het weer makkelijker maakt om how to blogs uit te proberen) en natuurlijk staan tussendoor slimme tips om lekker te kunnen werken.

Wat staat er allemaal boven je werkgebied in Office?

Het bovenste deel van al je Office Programma’s is op dezelfde manier opgebouwd. Het bestaat uit drie delen.

Office on top zoemt in op de bovenkant van je werkgebied in Office

1.    De bovenste balk in Office Programma’s

Helemaal bovenaan vind je onder andere de Werkbalk Snelle toegang. Daarnaast zie je hier (van links naar rechts):

  • Het programma Icoon (Word, Excel, OneNote, Outlook etc.).

  • De functie Automatisch opslaan.

    💡 Schakel deze optie in als je jouw bestanden standaard in One Drive wilt opslaan. Sla je liever alles op in Dropbox of een andere Cloud oplossing, laat deze knop dan op uit staan. Regel dan wel via Bestand, Opties, Opslaan dat er regelmatig Auto-Herstel kopieën van je werk gemaakt worden.

  • Dan volgt de Werkbalk snelle toegang. Tenminste als je hebt aangegeven dat deze zichtbaar moet zijn. (Zie punt 4 onder het kopje Lint wel of niet weergeven). De werkbalk snelle toegang kun je op maat inrichten. Hoe je dat precies doet en wat daarbij slimme keuzes zijn lees je binnenkort in een nieuw blog.

    💡 Schrijf je in op Vlinderss in je mailbox om zeker te weten dat je het blog in je mailbox ontvangt.

  • Daarnaast staat je documentnaam en een pop-up venster om snel te bladeren in de directories van One Drive.

    💡 Maak er een gewoonte van om je document na het aanmaken gelijk een naam te geven.

  • Daarna komt het zoekvak. Als je hierop klikt zie je Onlangs gebruikte acties, Voorgestelde acties en Personen. Verder kun je hiermee zoeken naar woorden in je document of andere bestanden.

    💡 Het zoekvak, opent ook Hulp krijgen bij. Dit is handig als je bijvoorbeeld niet weet hoe je de regelafstand moet aanpassen, of kolommen kunt invoeren. Een echte tijdsbesparing dus.

  • Dan volgt de accountnaam waarmee je bent ingelogd.

  • De roeptoeter geeft een overzicht van binnenkort beschikbare functies. Opent in het rechterdeel een scherm waarmee je nieuwe functies al kunt uitproberen.

  • En als laatste het bekende streepje, vierkantje en kruisje. Hiermee kun je achtereenvolgens je venster: minimaliseren, verkleinen of afsluiten.

2.    Het lint in Office

Dit deel van het scherm heet het lint. Hierin staan de verschillende tabbladen zoals Start, Invoegen en Verzendlijsten. Ook het lint kun je naar je eigen voorkeur aanpassen. En ook daarover volgt een apart blog in de loop van 2022. Wil je het eerder weten? Boek dan een online “keukentafel-sessie”. Dan gaan we er samen een uurtje mee aan de slag. Stuur me een e-mail als je zo’n sessie wilt boeken.

Rechts van de tabbladen staan nog 2 knoppen. De knop opmerkingen stelt je in de gelegenheid een opmerking aan de tekst toe te voegen. En de knop delen maakt het makkelijk om het bestand met derden te delen.

In alle Officeprogramma’s worden zoveel mogelijk dezelfde tabbladen gebruikt, met daarin ongeveer dezelfde groepen. De functionaliteiten zijn verder natuurlijk aangepast op het programma dat je gebruikt.

3.    Groepen

Onder de tabbladen staan de groepen die bij het geselecteerde tabblad horen. Bij de tab Start horen bijvoorbeeld de groepen Lettertype, Alinea, Stijlen. Eigenlijk alle meest voorkomende handelingen die je in een document toepast.

Helemaal rechts bij de groepen staat een omgekeerd pijltje Hier kun je de weergave opties voor het lint aangeven. Er zijn er vier, die ik hieronder nog even voor je toelicht.

Lint wel of niet weergeven

Je hebt vier keuzemogelijkheden:

  1. Modus volledig scherm. Als je hierop klikt verdwijnen de drie zojuist benoemde delen van je scherm. Je ziet alleen het document waarin je aan het werk bent. En het liniaal (als dat ingeschakeld staat). Ideaal als je makkelijk afgeleid bent of als je veel moet typen. En als je al handig bent met sneltoetsen. Wil je de opties weer zichtbaar maken klik dan op de drie puntjes rechts bovenin (naast het kruisje).

    💡 Werk je nog niet veel met sneltoetsen, of ben je nieuwsgierig of je ze allemaal wel kent? Doe mee met het Office Proeverijtje. Je ontvangt 26 weken lang een sneltoets in je mailbox. Inschrijven is gratis en doe je hier.

  2. Alleen tabbladen weergeven. Met deze tweede optie zie je nog wel de bovenste rij en de tabbladen. De groepen zijn echter verdwenen. Klik je op een tab, dan krijg je de groepen te zien. Als je verder typt verdwijnen de groepen weer. Je beeld is iets kleiner dan bij de modus volledig scherm, maar oogt nog steeds rustig. Wil je de groepen weer zichtbaar in beeld? Klik op een tab en gebruik het driehoekje om de optie Lint altijd weergeven weer in te schakelen.  

  3. Lint altijd weergeven. Je ziet dan weer alle drie de delen van de bovenkant van je scherm.

  4. Werkbalk snelle toegang verbergen. Op deze plaats kun je ervoor kiezen om de werkbalk snelle toegang te verbergen (of weer zichtbaar te maken).

Ook handig om te weten…

Wat is hoveren?

Hoveren is een handige functie als je niet weet wat iets betekent of wat je ermee kunt. Wijs het dan aan met je muis (zonder te klikken). Dit noemen we hoveren, wat is afgeleid van het Engelse werkwoord to hover (zweven). Andere termen zijn mouseover, mouse hover of mouse hovering.  Je krijgt vaak een korte toelichting van het programma wat de knop voor betekenis heeft.

Samengevat

De verschillende Officeprogramma’s hebben veel overeenkomsten en zijn in principe op dezelfde manier opgebouwd. Met hoveren of het zoekvak bovenaan vind je snel bepaalde functies als je niet goed (meer) weet in welk tabblad en welke groep deze functionaliteiten zitten.

Daarnaast zijn er ook haute-couture mogelijkheden om de programma’s aan te passen naar jouw wensen. Laat je niet overweldigen door de gigantische hoeveelheid mogelijkheden. Blijf wel nieuwsgierig en ontdek stap voor stap hoe je slimmer in plaats van harder werkt!

Office biedt bijvoorbeeld op alle programma’s een gratis en uitgebreide Help & Learning (Word, Excel, Outlook, OneNote, Powerpoint). En ook op mijn website vind je handige blogartikelen over Office (tip: sla de pagina op in je browser, zodat je ook de nieuwste blogs over Office altijd bij de hand hebt). Of investeer in een online keukentafelsessie van één uur om je kennis stapsgewijs uit te breiden. Dat is super waardevol. Stel dat je iets leert waarmee je tien minuten in een week bespaart (en dat is al snel), dan betekent dit dat je op jaarbasis een extra vrije dag hebt (8,6666 uur). En dat jaar in, jaar uit.

Vraag, reactie, suggestie of opmerking?

Mail Vlinderss.