Van to-do naar ta-da: Zo werkt een to-dolijst wel
Hoe lang is die van jou? Je to-dolijst, bedoel ik. Zijn je taken verspreid alsof de wind erdoorheen is gegaan? Notitieboekjes, losse blaadjes, digitale tools? Ik heb ze allemaal geprobeerd en ik schoot er weinig mee op.
Het goede nieuws: een to-dolijst die wel werkt, is haalbaar. In dit blog deel ik praktische tips en mijn persoonlijke aanpak. Het geeft je rust, overzicht en meer ruimte om te genieten van je ondernemersvrijheid. Want als er één ding is dat jouw werkdag soepel laat verlopen, is het wel een slimme planning.
Waarom een to-dolijst vaak niet werkt
Een to-dolijst kan je grootste vriend zijn, maar wordt vaak een bron van frustratie. Dit gebeurt wanneer:
- Je lijst te lang of onrealistisch is.
- Taken ongeorganiseerd en zonder prioriteit worden opgeschreven.
- Je jezelf verliest in perfectionisme of multitasking.
Met wat slimme aanpassingen voorkom je valkuilen en haal je het meeste uit je dag.
Tip: de leestijd van dit blog is 8 minuten. Plan het lezen ervan even in.
Van overal lijstjes naar een centraal systeem
Vroeger had ik overal kladblokken en losse notities liggen. Nu werk ik met een eenvoudige structuur: ik gebruik één A5-schrift voor snelle aantekeningen en een digitaal systeem (Trello) voor het verwerken van taken. Aan het einde van elke werkdag neem ik vijf minuten de tijd om mijn schrift door te lopen en acties over te zetten naar Trello. Door alles te centraliseren, hoef ik nog maar op één plek te kijken.
Tip voor jou: Kies één systeem dat voor jou logisch is en gebruik dat consequent. Of het nu een schrift, app of whiteboard is – als je maar overzicht houdt.
Van chaos in je hoofd naar rust
Als ondernemer heb je vaak duizend ideeën per dag. Het gevaar? Veel bomen en geen bos meer zien. Ik parkeer nu ideeën in OneNote en verdeel ze in categorieën zoals diensten verbeteren, nieuwe diensten ontwikkelen of passief inkomen creëren. Bij mijn kwartaalplanning kies ik alleen ideeën die mijn jaardoelen ondersteunen.
Tip voor jou: Gun jezelf het vertrouwen dat je creatieve brein blijft stromen. Schrijf je ideeën gerust op, maar geef ze een vaste plek buiten je dagelijkse to-dolijst. Het is nog een idee, geen to-do.
Van ‘doe ik even’ naar realistisch plannen
Eén van de grootste valkuilen is onderschatten hoeveel tijd iets kost. Hoe vaak dacht je: dit doe ik even in een uurtje, om er vervolgens een halve dag aan kwijt te zijn? Door te meten hoeveel tijd een taak echt kost, leerde ik beter plannen. Mijn to-dolijst is nu geen uitputtingsslag meer, maar een haalbare leidraad.
Tip voor jou: Test en noteer hoeveel tijd je werkelijk aan bepaalde taken besteedt. Gebruik die inzichten om je planning realistisch te maken.
Van adembenemend vol naar meer lucht
Naast de uitdaging hoeveel tijd iets kost, is hoeveel tijd je hebt ook een bekende uitglijder. Lang maakte ik het rekensommetje “tijdstip einde – tijdstip begin – lunchpauze” is beschikbare werktijd. In werkelijkheid is slechts 60% van je werktijd effectief in te plannen.
Tip voor jou: bouw ademruimte in je planning. Werk je 8 uur op een dag? Dan kun je 4 uur en drie kwartier aan projecten werken. Lees hier hoe je een succesvolle planning maakt.
Van perfect naar wat werkt
Perfectionisme kost energie (en tijd). Goed genoeg is vaak beter. Een to-dolijst helpt je focussen en vooruitgang te boeken, niet alles perfect te doen.
Voorbeeldje
Ik vergeet nooit hoe ik samen met Lotty helemaal dubbel heb gelegen over een video tutorial Mailchimp van Simone Levie. De video zat vol met kuchen, neus ophalen en het gezicht van Simone was soms zo dicht op de camera dat je haar neusharen kon tellen. Ha; dat zouden we nooit zo doen. Dat moest stukken professioneler. Tot we na een half jaar concludeerden dat we nog steeds geen tutorial hadden en die van Simone al duizenden keren gedownload was.
Tip voor jou: Het kan altijd beter of anders. Soms vormt streven naar perfectie een belemmering. Kies niet voor perfect, kies voor optimaal. Versterken kan altijd.
Pro tip: Liever samen slimmer werken? Plan een oriëntatiegesprek in.
Van alles tegelijk naar werken met prioriteit
Stel, je optimaliseert een blog dat bijdraagt aan je verkoopdoelen. Tijdens het zoeken naar een afbeelding stuit je op een te gekke online training beeldbewerking. De kosten zijn zo laag dat je de training gelijk aanschaft en doorneemt. Gevolg? Je hebt hard gewerkt aan iets wat helemaal niet bijdraagt aan de doelen die je voor jezelf gesteld hebt. Zonde van je tijd.
Tip voor jou: Blijf gefocust op je doelen en prioriteer taken die daaraan bijdragen. Gebruik bijvoorbeeld het Eisenhower-model of de Covey-matrix.
Van multitasken naar werken met focus
Betrap je jezelf er weleens op? Je bent aan het bellen en beantwoordt gelijk wat e-mails van leveranciers. Tussendoor probeer je ook nog een to-do samen te stellen voor dat ene project. Multitasken klinkt productief, maar het vergroot je foutkans, vermindert je kwaliteit en kost je uiteindelijk meer tijd. Focus op een ding tegelijk.
Tip voor jou: Geef elke activiteit de aandacht die het verdient. Begin pas aan je volgende taak als je de vorige hebt afgerond. Je moet er toch ook niet aan denken dat een chirurg met een vriend belt, terwijl ze je aan het opereren is? Regelmatig last van uitstelgedrag? Eat that frog; begin je dag met waar je het meest tegenop ziet.
Van grote hompen naar kleine smakelijke hapjes
Een activiteit bestaat vaak uit verschillende taken. Bijvoorbeeld: een blog publiceren.
| Taken | |
| Onderwerp en invalshoek bepalen. | Feedback verwerken. |
| Interview of onderzoek. | Afbeelding zoeken en op maat maken. |
| Concept schrijven. | SEO-optimalisatie. |
| Redigeren. | Plaatsen op de website. |
| Voorleggen aan opdrachtgever. | Promoten op social media. |
Door activiteiten op te delen in taken, voorkom je uitstelgedrag. Je weet namelijk precies wat je eerste stap moet zijn. Bovendien krijg je een beter zicht op de doorlooptijd van het project en de bijbehorende deadlines.
Tip voor jou: Ga bij je activiteiten na welke stappen er gezet moeten worden. Verdeel ze bijvoorbeeld in de grotere categorie: voorbereiding, creëren en afwerking.
Van versnippering naar gerichte efficiëntie
Niet elke taak vraagt om eenzelfde concentratieniveau. Je kunt je taken onderverdeling in hoge, gemiddelde of lage concentratie. Het voorbereiden van een presentatie vraagt om een hogere concentratie dan het archiveren van documenten.
Je productiviteit verhoogt aanzienlijk als je taken op benodigd concentratieniveau bundelt. Je gaat dan zuiniger om met je mentale energie, wat leidt tot betere resultaten en minder fouten.
Tip voor jou: Zet je telefoon uit en doe je deur dicht als je een hoge concentratie nodig hebt. Onthoud: het kost je gemiddeld 20 tot 25 minuten om na een afleiding op hetzelfde concentratieniveau terug te komen (hersteltijd van aandacht).
Van hard werken naar slim werken
In elke dag zitten 24 uur. That’s it. Om aan meer uren te komen, zul je taken moeten delegeren, opschalen of processen optimaliseren. Zo bespaar ik veel tijd door te werken met een contentkalender.
Tip voor jou: Groeiambities? Bedenk hoe je kunt opschalen, wat je kunt delegeren en welke processen efficiënter kunnen verlopen.
Wil je ontdekken hoe je meer uit je week haalt?
Wil je slimmer werken en meer tijd overhouden voor groei? Plan een gratis gesprek en ontdek je optimale workflow.
Veelgestelde vragen
Je geeft jezelf juist meer vrijheid door te plannen. Want als je dagelijks graag een wandeling van een uur maakt, plan je die activiteit ook in. Zo voorkom je dat die tijd erbij inschiet. En als je de behoefte hebt aan meer ‘speeltijd’ dan plan je op een dag minder activiteiten in.
Dan zie je in een oogopslag wat per se toch geregeld moet worden of wat kan worden uitgesteld. En geloof me, de wetenschap dat er niets in het honderd loopt maakt een dagje lummelen een stuk relaxter.
Ja, het is best een gedoe om een nieuwe werkwijze aan te leren. En ja, ook het maken van een planning kost tijd. De winst zit in het slimmer in plaats van harder werken, weten wanneer je nee moet zeggen en vooral alleen die dingen doen die bijdragen aan je doelen.
Gebruik de PERT-formule om het gemiddelde van een taak te bepalen. Dit is ook handig als je een projectprijs wilt afgeven.
Bepaal:
– Optimistische tijd: de tijd die de taak in het beste geval kost, zonder vertragingen.
– Waarschijnlijkste tijd: hoeveel tijd kost de taak waarschijnlijk, op basis van je ervaring.
– Pessimistische tijd: hoeveel tijd kost de taak in het slechtste geval inclusief mogelijke obstakels.
De formule is: O +(4 x W) + P. De uitkomst deel je door 6.
Vermenigvuldig dit voor een projectprijs nog met je uurtarief.
Daar zit de grootste winst. Je geeft voortaan prioriteit aan die activiteiten die bijdragen aan je ondernemersdoelen van dat jaar. Is een doel bijvoorbeeld 50 K meer omzet? Dan krijgen die activiteiten die daar het best aan bijdragen voorrang.
Juist daarom is een planning waardevol. Onvoorziene zaken zijn onvermijdelijk. Met een realistische planning zie je in een oogopslag of je ja kan zeggen of dat nee een slimmer antwoord is. Een planning leeft met als missie het jou gemakkelijk te maken.
Fotocredits: Canva Pro
Vraag, reactie, suggestie of opmerking?
Mail Vlinderss.
