delegeren

Delegeren voor minder stress en meer ruimte

Bij delegeren, denk je al gauw aan de drukke manager die allerlei taken verdeelt en de voortgang van processen bewaakt. Met een strenge blik en wijzend vingertje loopt hij* over de afdeling op zoek naar iemand die nog iets voor hem kan doen.

Het beeld van een delegerende zzp’er komt waarschijnlijk niet bij je op. Bij een zzp’er denk je eerder aan iemand die keihard werkt. Ook ’s avonds en in het weekend. Een zzp’er is iemand die altijd alles zelf doet, hij of zij heeft immers geen personeel…

Hoogste tijd om dat beeld los te laten! Als zzp’er sta je er inderdaad vaak alleen voor, tenzij… je leert delegeren!

Delegeren moet je leren

Omdat je niet gewend bent om taken uit te besteden, is dit voor ondernemers vaak een hele opgave. Het betekent namelijk dat je dingen moet loslaten. Dingen waar jij met hart en ziel aan hebt gewerkt, moet je uit handen geven en erop vertrouwen dat het allemaal goed komt.

Krijg je al rillingen bij de gedachte? Dan wordt het tijd om minder dramatisch te doen. Het is geen baby die je voor het eerst bij de crèche achterlaat. De enige overeenkomst is dat je jezelf in beide gevallen vrijmaakt.

Jij blijft de baas

Het lastigste van loslaten is dat je denkt dat je de controle verliest. Maar dat hoeft helemaal niet zo te zijn. Als je weet hoe je taken het best delegeert, hou je overzicht en krijg je waarschijnlijk zelfs meer controle omdat je er met een helicopterview naar kunt kijken in plaats van overal bovenop te zitten. Bovendien heeft degene die taken van je overneemt weer een andere visie en frisse ideeën. Na een tijdje vullen jullie elkaar perfect aan.

Minder stress, meer ruimte door te delegeren

Klaar voor een lesje delegeren? Bedenk dan dat de kosten voor de baten uitgaan. Delegeren betekent eerst investeren. In heldere uitleg en een goede overdracht. Dat kost even tijd, doe dit in een rustige periode, dan pluk je de vruchten op het moment dat je de hulp het hardst nodig hebt.

Maak een compleet overzicht van je taken

Maak onderscheid tussen alle kleine to do list taken en de terugkerende taken, zoals het versturen van facturen en onderhoud website. Zet op een aparte lijst de dingen die je absoluut zelf moet doen. Als je boekhouder bent, moet je de jaarrekening zelf maken maar kan iemand anders de schoenendoos met bonnetjes vast wel inboeken.

Selecteer wat een ander zou kunnen doen

Laat je angst even los en wees reëel. Maak de lijst zo lang mogelijk en laat je niet weerhouden door dat stemmetje in je hoofd. Je blog schrijven wil je misschien zelf doen. Maar kan iemand anders het niet voor je publiceren en delen? Uiteraard blijf je persoonlijke zaken zelf beheren en geef je de regie over je bedrijf niet uit handen.

Kies om te beginnen 3 taken die je kunt uitbesteden

Houd bij je selectie rekening met een aantal voorwaarden die voor jou van belang zijn. Bijvoorbeeld:
– Kan een ander het goedkoper?
– Kan een ander het beter of sneller?
– Is er iemand die het veel leuker vindt om te doen dan jij?
– Ken je iemand die de taak graag wil leren?

Wie gaat het doen?

Heb je al iemand in gedachten die taken van je kan overnemen of heb je nog geen idee? In het laatste geval, kun je eens bij collega ondernemers informeren die al taken delegeren. Geef duidelijk aan wat je behoefte is en waar je naar op zoek bent.

Google op Personal- of Virtual Assistenten. Er zijn steeds meer dienstverlenende assistenten die hun werkzaamheden op een bepaalde niche richten. Soms ben je echt gebaat bij een specialist, soms is het juist fijn als iemand van meerdere markten thuis is. Iemand die zegt dat hij of zij alles kan, zou ik persoonlijk negeren. Een goede assistent weet waar zijn of haar kwaliteiten liggen en waarvoor je beter naar een ander gaat.

Een VA helpt je delegeren

Dat klinkt mooi hè? Maar het is ook heel logisch. Een VA doet niet anders dan taken overnemen. Ze kan je dus heel goed helpen met loslaten door het opstellen van heldere afspraken met duidelijke tussenstappen en regelmatige evaluaties. Jullie zijn tenslotte beiden gebaat bij een soepele overdracht van de taken.

Maak (eventueel samen) van elke taak een handleiding. Zet het proces hier stap voor stap in. Zo hoeft degene die je taak overneemt niet jou lastig te vallen maar kun je verwijzen naar deze informatie.

Netwerk van VA’s

Veel VA’s hebben een uitgebreid netwerk met andere VA’s. Ze zien elkaar niet als concurrenten maar zien de meerwaarde van samenwerkingsverbanden en gunnen elkaar hun eigen klanten. Het grote voordeel is, dat als de een iets niet weet of kan, de ander bijspringt of advies geeft. Zo heb jij, als je eenmaal durft te delegeren, ineens heel veel mensen die op de achtergrond met je meedenken als dat nodig is.

Delegeer en evalueer

Als jullie regelmatig de tijd nemen om de voortgang te bespreken, ben je al goed op de hoogte van wat er speelt. Toch is het belangrijk om ook van te voren af te spreken hoe vaak je gaat evalueren. In het evaluatiegesprek bespreek je hoe de taak is uitgevoerd en of het klopt met de afspraken die jullie hebben gemaakt. Bevalt de samenwerking zoals die nu verloopt of zijn er verbeterpunten?

En misschien – heel misschien – bevalt het je zó goed dat je nóg wat taken gaat delegeren…

Succes!

 

*Haha, tuurlijk kan de manager ook een vrouw zijn. Maar dat paste niet zo mooi in het clichébeeld dat ik wilde schetsen 😉

 

photo credit: pexels